Особо ценные сотрудники вынуждены добираться до офиса издалека, и, чувствуется, вот-вот захотят найти работу поближе к дому. Как замотивировать их этого не делать? Один из способов – компенсация за прибытие сотрудника к месту работы на своем личном авто. Работодатель вправе выбирать, каким образом он готов компенсировать проезд своих работников до места трудовой деятельности. Главное, не промахнуться с формулировками.
Из письма в редакцию
У нас есть филиал в Московской области, головной офис в Москве. Работники обособленного подразделения проживают в Москве. Доехать до филиала на общественном транспорте проблематично. Поэтому они ездят на работу на личных авто. Мы хотим им компенсировать расходы на проезд. Можно ли для этого установить им разъездной характер работы или работу в пути?
Мнение эксперта
Нет, поездки на личном автомобиле на работу не относятся ни к разъездной работе, ни к работе в пути. Поясним. Работа в пути означает, что у сотрудника нет возможности ежедневно возвращаться к месту своего проживания. Он выполняет свою работу в процессе движения транспортного средства. В пути работают, например, проводники пассажирских поездов, водители и кондукторы на междугородних автобусах, стюардессы, экспедиторы. Сотрудники вашей компании только добираются до места работы на своем автотранспорте. Служебных обязанностей в дороге они не выполняют.
О разъездной работе в вашем случае речи также не идет. Разъездная работа – это регулярные служебные поездки, в которых работники выполняют свои должностные обязанности вне местонахождения организации. У таких сотрудников нет стационарного рабочего места, а разъезды входят в их должностные обязанности. К вашим сотрудникам это не относится. Рабочее место у них есть, и трудятся они в филиале компании.
Если вы хотите оплачивать вашим сотрудникам расходы на поездки, можете установить компенсацию как меру социальной поддержки. Подготовьте положение об оплате расходов на проезд для сотрудников, которые ездят на работу на личных машинах. Положение утвердите приказом директора. Можете также внести сведения о компенсации расходов в другой ЛНА.
Компенсировать траты можете двумя способами. Первый – на основании документально подтвержденных расходов. Сотрудники представляют вам чеки на покупку бензина, а вы выплачиваете деньги. Тогда в бухгалтерию работники подают авансовые отчеты. Способ достаточно трудоемкий и экономически не оправданный. Ведь приобретенный бензин сотрудники будут тратить для поездок не только на работу, но и по личным делам. Вы не сможете определить, какую конкретно сумму возмещать, если только не организуете еще более сложный учет поездок и не начнете считать расход бензина с учетом километража. Поэтому удобнее второй вариант – вы выдаете сотрудникам заранее оговоренную сумму в месяц, подтверждающих документов не требуете.
Отметим, что и первую, и вторую выплаты будет сложно учесть в затратах при расчете налога на прибыль или упрощенного налога. Поскольку нужно доказать, что подобные траты являются экономически обоснованными (ст. 252 НК РФ, письмо ФНС от 27.04.2007 № ММ-6-02/356). Одновременно инспекторы могут настаивать, чтобы компенсацию вы рассматривали как оплату труда и платили с нее НДФЛ и страховые взносы.
Единственный способ не платить зарплатные налоги – это установить компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях. И оформить ее по правилам статьи 188 Трудового кодекса. Тогда можете любую компенсацию, установленную директором, не облагать НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 23.12.2009 № 03-04-07-01/387). Платить страховые взносы также не потребуется, если вы сумеете обосновать, что личный автомобиль необходим сотруднику, чтобы выполнять свои служебные обязанности, связанные с разъездами (ст. 188 ТК РФ, письмо Минфина России от 23.10.2017 № 03-15-06/69146).
Что касается налога на прибыль или упрощенного налога – при их расчете можно учесть компенсацию в пределах норм, установленных законодательством (п. 1 Постановления Правительства от 08.02.2002 № 92). Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно это не более 1200 рублей в месяц. А для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб.