Порядок выдачи денежных средств под отчет определяет руководитель компании. Деньги можно выдавать только работнику по распоряжению руководителя компании наличными либо переводом на карту.
Общие правила выдачи денег подотчет сохраняются неизменными уже много лет. Последние нововведения были приняты в 2020 году, когда вышла новая редакция указаний Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. Изменения касались сроков отчетности: их устанавливает сама компания.
Что касается того, кому можно выдавать деньги под отчет, в этом плане ничего не изменилось. Ответ: деньги под отчет можно выдать только работникам компании, с которыми заключен трудовой либо гражданско-правовой договор.
Если деньги выданы лицу, которое не состоит с организацией в трудовых или гражданско-правовых отношениях, подотчетными их считать нельзя. Более того, при выдаче денег не работнику компании, нужно иметь обоснование и документы, иначе, их потом нельзя учесть в расходах. Это доход, с которого должен быть удержан НДФЛ.
Основные правила выдачи денег под отчет
- Под отчет можно выдать любую сумму.
- Под отчет можно выдать деньги только работникам компании.
- Подотчетные суммы можно выдать наличными или перевести на банковскую карту работника.
- Чтобы выдать деньги под отчет, достаточно распоряжения, подписанного директором организации. Работнику писать заявление или служебную записку не обязательно. Но, должен быть приказ о выдаче денег под отчет, с которым работник знакомится под роспись.
- Если работник не отчитается по деньгам, полученным под отчет, это будет считаться его доходом. С этой суммы нужно уплатить НДФЛ и страховые взносы.
Примечание. Заявление сейчас не является обязательным документом при выдаче денег под отчет, но бухгалтеры, предпочитают иметь этот документ. Шаблон заявления на выдачу денег под отчет.
Перечень документов, которые оформляют при выдаче денег под отчет
- Приказ или распоряжение руководителя компании о выдаче работнику денег на закупку товаров, работ, услуг для компании. Может быть оформлено Заявление работника на выдачу определенной суммы для закупки ценностей в пользу компании либо служебная записка.
- Авансовый отчет по форме № АО-1. Скачать форму
- Документы, подтверждающие покупки в пользу компании (чеки, БСО, счета-фактуры).
- Документы бухгалтерии о принятии товаров, услуг, работ (акты, накладные и т.п.).
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Страховые взносы с денежных средств, выданных под отчет работнику
Основание для выдачи денег под отчет
Положение о расчетах с подотчетными лицами
Командировка: как выдать деньги под отчет