В отделе кадров на сотрудника завели карточку по форме Т-2ГС вместо Т-2. Имеет ли право организация вести карточку по форме иной, нежели предусмотренная альбомом унифицированных форм?
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке. В ней надо повторить запись, внесенную в трудовую книжку (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Поэтому, работодатель обязан вести личную карточку на сотрудника.
При этом после вступления в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» организация составление первичных учетных документов по унифицированным формам не является обязательным. Компания может вести учет на основании самостоятельно разработанных форм документов. В этом случае важно, чтобы в самостоятельно разработанных формах были все обязательные реквизиты, установленные для первички.
Тем не менее, по мнению Роструда, работодатель должен вести личную карточку работника именно по форме Т-2, унифицированная форма которой утверждена утвержденной постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
Если в отделе кадров была заведена карточка по другой форме, то понадобится оформить ее заново, поскольку законодательством порядок внесения исправлений в личную карточку работника не установлен. При этом, чтобы завести новую личную карточку руководителю потребуется издать приказ. На это обратили внимание эксперты Роструда на сайте «Онлайнинспекция.рф».