По трудовому законодательству у работника должна быть одна трудовая книжка. Но встречаются ситуации, когда сотрудник неожиданно предъявляет сразу две трудовые. А потом выясняется, что в наличии имеется и третья. О том, что делать в такой ситуации, мы и поговорим.
Из письма в редакцию
Один из наших сотрудников принес больничный и вместе с ним вторую трудовую книжку, о которой наша бухгалтерия не знала. Как мне рассчитывать стаж для оплаты пособия – по одной или по двум трудовым книжкам? Разве может у одного человека быть две трудовые книжки?
Мнение эксперта
Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий все периоды работы по трудовому договору (п. 8 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91, далее – Правила).
Предполагается, что у работника должна быть оформлена только одна трудовая книжка. Бланк книжки хранится по основному месту работы.
Но некоторые работники имеют две или даже три трудовые книжки одновременно. Их заводят сами работодатели, у которых в разное время работал сотрудник. Чаще всего это бывает, когда человек устраивается на работу по совместительству.
Бывают и другие причины появления нескольких трудовых книжек: это и утеря первой книжки с последующим ее обнаружением уже после выдачи дубликата, и желание скрыть неприятные факты, отраженные в этом документе, и т. п.
По совместительству работодатель не должен оформлять трудовую книжку, нужно оформить трудовой договор. Запись о совместительстве вносят по желанию самого работника, и делают это по основному месту работы. Если работодатель по совместительству заведет сотруднику новую трудовую книжку, в дальнейшем это, как правило, и приводит к возникновению проблем при расчете стажа для выплаты пособия по временной нетрудоспособности или при оформлении пенсии.
О наличии второго документа бухгалтер компании, где в настоящее время работает сотрудник, как правило, не догадывается. Это выясняется чаще всего при необходимости определить страховой стаж при оплате больничного листа. Ведь размер пособия по временной нетрудоспособности зависит от продолжительности страхового стажа (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, далее – Закон № 255-ФЗ).
Как вы знаете, пособие назначают в размере:
- 100% среднего заработка, если страховой стаж от 8 лет и более;
- 80% – от 5 до 8 лет;
- 60% – до 5 лет.
В страховой стаж для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам включаются периоды работы застрахованного лица:
- по трудовому договору;
- работа на государственной, гражданской или муниципальной службе;
- периоды иной деятельности, в течение которой гражданин подлежал обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ч. 1 ст. 16 Закона № 255-ФЗ).
В трудовом законодательстве не предусмотрена возможность одновременно работнику иметь несколько трудовых книжек, но и ответственность за это не установлена. Также ничего не сказано о том, что вторая трудовая книжка считается недействительной. Поэтому для определения общего страхового стажа необходимо учитывать записи о работе по всем трудовым книжкам, которые предъявил работник.
Хранить следует оригиналы всех трудовых книжек, представленных работником в бухгалтерию для оплаты больничных пособий и определения страхового стажа.
Однако если в них совпадают некоторые периоды работы, то при расчете страхового стажа стоит учитывать только один.
К тому же все записи во всех трудовых книжках должны быть оформлены с учетом трудового законодательства, действовавшего на момент их внесения в документ (п. 24 Правил).
Читайте также «Электронные трудовые книжки увеличат отчетность компаний»
ПРИМЕР. ПОДСЧЕТ СТРАХОВОГО СТАЖА ПО ДВУМ ТРУДОВЫМ КНИЖКАМ
Иванов принес в бухгалтерию больничный лист. По трудовой книжке Иванова, хранящейся по основному месту работы, на дату расчета пособия страховой стаж составил 3 года и 9 месяцев. Бухгалтер рассчитал ему пособие в размере 60% от среднего заработка. Однако работник через некоторое время предоставил вторую трудовую книжку, в которой была запись о работе в другой организации, где он отработал 1 год и 4 месяца. Подлинность записи сомнений не вызвала, а общий стаж Иванова составил 5 лет и 1 месяц. Этот стаж дает право на пособие в размере 80% от среднего заработка, поэтому бухгалтеру пришлось пересчитать и доплатить пособие Иванову.
Если у вас возникли сомнения в точности сведений, указанных в «дополнительной» трудовой книжке, попросите сотрудника представить (п. 8 Правил):
- письменные трудовые договоры, подтверждающие время работы в организации;
- справки с указанных в трудовых книжках других мест работы;
- выписки из приказов о приеме на работу и об увольнении с работы.
Один из совпадающих периодов выбирает сам работник и указывает его в письменном заявлении (п. 22 Правил). Помните, что при наличии двух или более трудовых книжек последствия могут появиться в период выхода работника на пенсию. Основанием для назначения пенсии Пенсионным фондом служит оригинал трудовой книжки. Работнику придется выбрать только одну трудовую книжку, а весь остальной стаж придется подтверждать справками с мест работы. Все совпадающие периоды работы будут засчитаны в стаж в качестве одного.
Вспомним основные правила заполнения трудовой книжки.
Данные о работе вносят в графу 3 «Сведения о работе» трудовой книжки. Сначала указывают наименование фирмы, в которую поступает на работу сотрудник.
Обратите внимание
В трудовом законодательстве не предусмотрена возможность одновременно работнику иметь несколько трудовых книжек, но и ответственность за это не установлена. Также ничего не сказано о том, что вторая трудовая книжка считается недействительной. Поэтому для определения общего страхового стажа необходимо учитывать действительные записи о работе по всем трудовым книжкам, которые предъявил работник.
Наименование пишут полностью, в соответствии с учредительными документами фирмы, включая организационно-правовую форму (общество с ограниченной ответственностью, акционерное общество и др.). Если учредительными документами установлено сокращенное название фирмы и ее организационно-правовой формы, его тоже указывают в «Сведениях о работе» – на следующей строке.
В графе 1 ставят порядковый номер вносимой записи. Соответственно, если человек впервые поступает на работу, пишут номер 1.
В графе 2 указывают дату приема на работу.
Все записи производят арабскими цифрами: число и месяц – двузначными, год –полностью.
В графе 3 на том же уровне, на котором сделаны записи в графах 1 и 2, пишут сведения о принятии или назначении. Если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор, дополнительно указывают это структурное подразделение. Название должности, профессии с указанием квалификации должно соответствовать штатному расписанию фирмы.
В графу 4 заносят дату и номер приказа, по которому работник принят на работу. При этом слово «приказ» нужно писать полностью.
В таком же порядке делают запись об увольнении. Но в этом случае нужно обязательно писать основание увольнения – соответствующую статью Трудового кодекса РФ.
Читайте также «Трудовая книжка выдана с задержкой»
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.
Подключить бератор