Личная карточка работника – это обязательный документ, в котором работодатель собирает всю информацию о работнике. Ее составляют в одном экземпляре на каждого сотрудника.
Работодатель обязан заводить личные карточки на всех работников.
Форма личной карточки работника
Для личной карточки работника предусмотрен типовой бланк – форма № Т-2. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Работодатель вправе разработать свою форму личной карточки и утвердить ее приказом.
Сведения в личную карточку работника вносятся на основании документов, представляемых при приеме на работу, а также приказов и распоряжений, которые издаются работодателем.
Что включает личная карточка работника?
В личной карточке сотрудника отражаются все события, связанные с его трудовой деятельностью: прием, переводы, отпуска, установка надбавок, повышение квалификации, награждения.
Вот какие разделы может включать карточка:
- общие сведения – коды места рождения сотрудника, его гражданства, образования и квалификации;
- сведения о воинском учете;
- прием на работу;
- аттестат, свидетельства или удостоверения о повышении квалификации или переподготовке и т. д.;
- награды – в соответствии с приказами о поощрениях сотрудника;
- отпуск – все виды отпусков, которые были предоставлены сотруднику за время его работы в организации;
- социальные льготы;
- любые другие сведения о сотруднике, которые могут повлиять на условия и порядок его работы (например, об инвалидности).
Ошибка в личной карточке работника
Если какие-либо сведения о работнике изменились, то в личную карточку вносят необходимые исправления.
Прежние сведения зачеркиваются одной чертой, а сверху или рядом с нужной графой записываются новые данные.
Все исправления заверяют подписью сотрудника кадровой службы.
Личная карточка должна храниться в архиве организации 75 лет.
Как вести личную карточку?
Личную карточку работника нужно вести на бумаге.
Работодатель не может вести личную карточку работника исключительно в электронном виде.
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить работника под роспись в его личной карточке. То есть работник должен расписываться в карточке не один раз при увольнении, а по мере внесения записей в трудовую книжку.
За ведение личных карточек в электронной форме работодатель может быть привлечен к административной ответственности.