Законодательство обязывать всех соблюдать определенные правила кадрового документооборота.
Процедура увольнения и перечень документов, который работодатель обязан выдать работнику регламентирован законодательством.
Пакет документов, который нужно выдать работнику не зависит от причины увольнения.
Какие документы нужно выдать при увольнении
Увольняющемуся сотруднику нужно выдать полный пакет документов.
Не все работники просят полный пакет. Не все работники охотно забирают все документы.
В принципе, работодатель не имеет право настаивать на том, чтобы работник забрал все бумаги.
Важно получить работника подпись о том, что он получил бумажную трудовую, если он еще не перешел на электронный формат.
Все остальные документы можно составить в любой момент, даже через несколько дней или месяцев после увольнения. Поэтому выдавать их под роспись не имеет смысла. Особенно, учитывая то, что работник имеет право обратится за этим документами в любой момент. Даже в том случае, если он получил все документы при увольнении, расписался за них и потом потерял.
Скачать Шпаргалку «Документы для работника при увольнении»
Список документов для увольняющегося работника. Таблица
Форму СЗВ-ТД нужно сдать в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или распоряжения (пп. «в» п. 1 постановления Правительства РФ от 26.04.2020 № 590, п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
| Документ | Основание | Когда выдавать и что включать |
| ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ | ||
| 1. Расчетный листок | Статьи 136 и 140 ТК РФ. |
Содержит окончательный расчет и данные о начислениях и удержаниях. Расчетный листок на электронную почту работника: можно или нет? |
|
2. Бумажная трудовая книжка тем, кто сохранил бумажный формат
или форма СТД-Р тем, кто перешел на электронный формат трудовой. |
Часть 4 статьи 84.1 статьи 84.1 ТК РФ. |
Выдается в последний день работы. В бумажную трудовую вносится запись об увольнении. Форма СТД-Р содержит сведения о периоде работы в организации. |
|
3. Справка о доходах Примечание: Справка выдается по запросу. Но, лучше ее выдать в момент увольнения. Работники, которые отказываются получать эти справки в каждом втором случае возвращаются в компанию за этой справкой. |
Форма утверждена Приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753. |
Ранее эта справка называлась 2-НДФЛ. Теперь это приложение к 6-НДФЛ, которое называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Вместо 2-НДФЛ выдаем работникам новую справку из формы 6-НДФЛ |
|
4. Заверенная выписка из формы СЗВ-М Примечание: Можно выдать СЗВ-М за последний месяц. Справка нужна для подтверждения факта работы. |
Пункт 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». |
В день увольнения или в день прекращения гражданско-правового договора. Включает данные о вознаграждениях за труд, на которые начисляются страховые взносы. ИЛИ не позднее 5 календарных дней с момента обращения |
| 5. Заверенная выписка из РСВ с данными из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» | ||
| 6. Заверенная работодателем копия формы СЗВ-СТАЖ | ||
| 7. Справка о сумме зарплаты по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н |
Подпункт 3 пункта 2 статьи 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» Порядок выдачи установлен приказом Минтруда от 30.04.2013 № 182н. |
Справку нужна выдать в день увольнения. Как бухгалтеру работать со справкой 182н сумме заработка? |
| 8. Медицинская книжка | Письмо Роспотребнадзора от 10.11.2015 № 01/13734-15-32 | Если оформлялась во время работы |
| ДОКУМЕНТЫ, КОТОРЫЕ ВЫДАЮТ ПО ЗАПРОСУ РАБОТНИКА | ||
| 1. Справка для службы занятости | Пункт 1 статьи 34 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1. | Справка содержит данные о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы |
| 2. Копия приказа об увольнении и других документов, связанных с работой, записка-расчет | Статья 62 ТК РФ | Выдается не позднее трех рабочих дней по заявлению работника. |
| ДОПОЛНИТЕЛЬНО РАБОТНИКУ ВЫДАЮТ | ||
| Выписка из формы ДСВ-3 за квартал увольнения | Если фирма перечисляла страховые взносы на накопительную часть пенсии. | |