Трудовой кодекс выделяет в отдельную категорию сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной характер. Таким работникам в связи со служебными поездками организация должна платить компенсации.
Какие расходы компенсируют работникам
Перечень выплат, полагающихся постоянным работникам с разъездным характером работы, или чья работа осуществляется в пути, приведен в статье 168.1 Трудового кодекса. Таким работникам возмещаются расходы:
- по проезду;
- по найму жилья;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения указанных расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий и должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашением, локальными нормативными актами.
Разъездной характер имеют работы, при выполнении которых осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории. Если же сотрудник с разъездным характером работы, например, работающий в пределах города, будет направлен в другой город в служебную поездку, то ее следует оформлять как командировку.
НДФЛ и страховые взносы: облагать или нет?
Сумма возмещения работнику, чья работа имеет разъездной характер, затрат, связанных со служебными поездками, является компенсационной выплатой, связанной с исполнением работником трудовых обязанностей. Поэтому такая компенсация страховыми взносами и НДФЛ не облагается.
Обязательное условие – это документальное подтверждение данных расходов.
Минфин России в письме от 17 января 2019 года № 03-15-05/1909 в очередной раз напомнил, что возмещение расходов работника, связанных со служебными поездками, не нужно облагать взносами и налогом на доходы физических лиц, если:
- в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре установлено, что работа носит разъездной характер;
- имеются документы, подтверждающие расходы.
При отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер данных выплат и указанные доходы облагаются страховыми взносами и НДФЛ в полном размере.
Обратите внимание
Обратите внимание: так как служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ), к ним не применяется нормирование суточных.
Выплаты сотрудникам с разъездным характером работы