Для служебных разъездов работник может использовать свой личный автомобиль или мотоцикл. В этом случае организация-работодатель может выплачивать ему компенсацию.
В каких случаях такую компенсацию не облагают НДФЛ, рассказал Минфин в письме от 3 сентября 2019 года № 03-04-05/67569.
За что платят компенсацию
Компенсацию за использование личного авто назначают с учетом того, что работник должен оплатить свои расходы, связанные с покупкой бензина, текущим ремонтом автомобиля или мотоцикла и т. д. Поэтому, если сотрудник получает компенсацию, никакие дополнительные деньги, связанные с оплатой расходов по эксплуатации автотранспорта, ему не положены.
В какой сумме выплачивать компенсацию, определяет работодатель по договоренности с работником. Как правило, размер компенсации зависит от интенсивности использования личного автомобиля.
Налогообложение компенсации
Перечень не облагаемых НДФЛ выплат есть в статье 217 Налогового кодекса. В частности, в пункте 3 этого перечня сказано, что от НДФЛ освобождаются все виды законодательно установленных компенсационных выплат, связанных с исполнением работником трудовых обязанностей.
Напомним, что раньше чиновники обязывали нормировать суммы такой компенсации. Причем использовать для этого нормы из постановления Правительства РФ от 8 февраля 2002 года № 92. Несмотря на то, что эти нормы служат для определения размера расходов, которые учитывают при налогообложении прибыли.
Согласно последней позиции Минфина, компенсацию за использование личного автомобиля работника в служебных целях освобождают от НДФЛ в размере, которое определено соглашением сторон. При этом организация должна иметь:
- копии документов, подтверждающих право собственности работника на автомобиль;
- расчет компенсации;
- документы, подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах работодателя;
- документы, подтверждающие понесенные расходы.
Обратите внимание
Если автомобиль находится не в собственности работника, а управляется им по доверенности, с компенсации придется заплатить не только НДФЛ, но и страховые взносы (письмо ФНС России от 13 ноября 2018 г. № БС-3-11/8304@).