Согласно статье 188 ТК РФ работнику выплачивается компенсация, если он использует для рабочих целей, с согласия или ведома работодателя свое личное имущество, например, автомобиль, компьютер и т.п. Компенсация, выплаченная за время, когда работник не мог использовать имущество для работы, не учитывается в расходах по налогу на прибыль.
Компенсация выплачивается работнику за использование личного имущества в интересах организации. Размер компенсации можно установить отдельным пунктом трудового договора или дополнительным соглашением. Компенсация должна «покрывать» износ (амортизацию) и возмещать расходы, связанные с использованием имущества.
Компенсация за использование личного имущества учитывается в расходах по налогу на прибыль на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (Письмо Минфина России от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186).
Нормы для компенсаций, принимаемые в расходах по прибыли, установлены только для транспорта (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, Письмо Минфина РФ от 26.12.2018 № 03-03-06/1/94971).
Для другого личного имущества, которое работник использует в интересах компании, предельные размеры компенсации, учитываемые при расчете налоговой базы по прибыли, не установлены.
В расходы можно включать всю сумму, установленную в трудовом договоре или дополнительном соглашении с работником (Письма Минфина РФ от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672, от 11.04.2013 №03-04-06/11996).
Затраты в любом случае нужно обосновать
Для обоснованного включения затрат в расходы по прибыли нужно иметь документы, подтверждающие, что работнику для выполнения его функций действительно требуется личное имущество. Это обосновывается функционалом, который описан в трудовом договоре, должностной инструкцией и т.п.
Кроме того, понадобятся документы, которые подтверждают право собственности работника на используемое имущество. Такого требование ФНС, изложенное в письме от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@.
Компенсация в отпуске
Компенсация за использование личного имущества выплачивается работнику, если он сам, причем фактически, использует это имущество. Когда работник находится в отпуске, он не может использовать личное имущество для работы. За период отпуска компенсация выплачиваться не должна. Тоже самое и за период, на который оформлен больничный.
Как высказался Минфин в письме от 03.12. 2009 № 03-04-06-02/87, компенсация за использование личного имущества, если работник фактически не использовался его, не может учитываться в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемые доходы.
Если бухгалтер ошибочно «на автомате» выплатила работнику компенсацию во время отпуска, ее нельзя учитывать в расходах по налогу на прибыль и придется «закрыть» за счет чистый прибыли.
Итог. Компенсация за использование личного имущества для служебных целей, выплачиваемая работнику во время его очередного отпуска или нахождения на больничном, т.е. за время, когда работник фактически не работал, не может учитываться в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемые доходы.