Работодатель обязан предоставлять сотрудникам, совмещающим работу с обучением, учебные отпуска с сохранением среднего заработка или без оплаты, дополнительное время отдыха и компенсировать проезд к месту учебы и обратно. Эти гарантии определены в главе 26 Трудового кодекса.
Работник имеет право на эти гарантии:
- если получает образование какого-либо уровня впервые;
- если обучается по образовательной программе, имеющей государственную аккредитацию.
Кроме того, воспользоваться такими гарантиями и компенсациями могут сотрудники, уже имеющие профессиональное образование какого-либо уровня, но направленные для получения образования самим работодателем в соответствии с трудовым или ученическим договором.
Если работник получает образование в нескольких учебных организациях, то предусмотренные законом гарантии и компенсации ему положены только в отношении одной из этих организаций, по его выбору.
Право на предоставление гарантий и компенсаций сотрудникам дает справка-вызов из образовательной организации и заявление самого работника, написанное в произвольной форме. Получив эти документы, работодатель издает приказ о предоставлении учебного от-пуска. Справка-вызов подтверждает, что обучающийся сотрудник успешно осваивает учебные программы. Форма справки утверждена приказом Минобрнауки России от 19 декабря 2013 года № 1368 (ред. от 26 мая 2015 г.).
Если сотрудник совмещает работу с освоением образовательных программ, не имеющих госаккредитации, то гарантии и компенсации ему могут быть предоставлены только на тех условиях, что будут установлены в коллективном или трудовом договоре.
Размер компенсации
Кроме отпусков и сокращенной рабочей недели, работодатель должен один раз за учебный год оплатить сотрудникам их проезд к месту нахождения организации, осуществляющей образовательную деятельность, и обратно. Размер компенсации зависит от программы и формы обучения:
- если сотрудник осваивает программы бакалавриата, специалитета, магистратуры по заочной форме обу-ения, то оплачивается 100% стоимости проезда (ст. 173 ТК РФ);
- если сотрудник осваивает программы подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре), ординатуре, ассистентуре-стажировке по заочной форме обучения, то оплачивается 100% стоимости проезда (ст. 173.1 ТК РФ);
- если сотрудник осваивает программы среднего профессионального образования по заочной форме обучения, то оплачивается 50% стоимости проезда (ст. 174 ТК РФ).
Обратите внимание
Ни налоговое, ни трудовое законодательство не указывают, каким именно транспортом сотрудник должен добираться до места учебы. Главное, чтобы затраты были обоснованными и документально подтвержденными. Например, чтобы быстрее добраться до места и вернуться обратно, сотрудник может воспользоваться самолетом. В данном случае сокращение времени в пути будет означать, что сотрудник больше времени проведет при исполнении служебных обязанностей. А саму поездку он подтвердит авиабилетами.
ПРИМЕР РАСЧЕТА ВЫПЛАТ В СВЯЗИ С УЧЕБНЫМ ОТПУСКОМ
АО «Графика» находится в Брянской области.
Работник АО «Графика» Петров получает образование по имеющей государственную аккредитацию программе магистратуры (II курс). Форма обучения заочная. Учебное заведение находится в Москве.
На период прохождения промежуточной аттестации Петрову предоставлен учебный отпуск на 40 календарных дней. Отпуск предоставлен с 5 января отчетного года.
Месячный оклад Петрова – 25 000 руб.
Стоимость железнодорожных билетов до Москвы и обратно – 1800 руб.
В расчетный период включают январь – декабрь прошлого года.
Сумма выплат Петрову за расчетный период, учитываемая при оплате отпуска, составит:
25 000 руб. × 12 мес. = 300 000 руб.
Средний дневной заработок Петрова за расчетный период составит:
300 000 руб. : 12 : 29,3 = 853,24 руб.
Бухгалтеру «Графики» необходимо начислить отпускные в сумме:
853,24 руб. × 40 календ. дн. = 34 129,60 руб.
Общая сумма выплат Петрову за период учебного отпуска составит:
34 129,60 руб. + 1800 руб. = 35 929,60 руб.
Налогообложение компенсации проезда
Поскольку оплата проезда к месту нахождения учебного заведения и обратно является компенсацией, установленной законодательно (ст. 173, 173.1, 174 ТК РФ), то сумма ее оплаты не облагается страховыми взносами (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ) и взносами на «травматизм» (пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Эта компенсация также не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
А сами затраты на оплату проезда работника можно учесть в расходах как расходы на оплату труда и уменьшить налогооблагаемую прибыль (п. 13 ст. 255 НК РФ).
Лучшее решение для бухгалтера
Бератор «Практическая энциклопедия бухгалтера» — это электронное издание, которое найдет лучшее решение для любой бухгалтерской задачи. По каждой конкретной теме есть все необходимое: подробный алгоритм действий и проводки, примеры из практики реальных компаний и образцы заполнения документов e.berator.ru