Закон, разрешающий компаниями полностью перейти на электронный документооборот, подписан президентом.
Трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении, приказы о командировках и отпусках, словом, все кадровые документы можно переводить в электронный формат на основании федерального закона от 24.04.2020 №122-ФЗ.
Кто сможет перейти на электронные кадровые документы первым
Закон принят в рамках эксперимента по отмене бумажных документов. Эксперимент проводится под руководством Минтруда и продлиться до 31 марта 2021 года.
Организации из числа отобранных Минтрудом смогут участвовать в эксперименте на добровольно основе.
Директор компании должен будет самостоятельно принять решение, участвовать в эксперименте или нет, и определить, какие конкретно документы начать переводить в электронную форму и параллельно отказать от их бумажных версий. Законом разрешено переводить в электронный формат практически все кадровые документы. Это могут быть трудовые договоры, документы по охране труда, приказы по командировкам и отпускам, и другие кадровые документы.
После перехода на электронный формат, распечатывать и хранить бумажные копии не нужно
После 31 марта 2021 года Минтруд может объявить электронный кадровый документооборот обязательным для всех компаний. Окончательное решение будет зависеть от результатов эксперимента. Но большинство экспертов не сомневаются в том, что этот эксперимент окажется удачным.
За хранение и использование электронных документов, связанных с работой, отвечает работодатель. Для этого он должен либо создать свою собственную информационную систему, либо использовать информационно-аналитическую систему Общероссийская база вакансий «Работа в России».
При этом с письменного согласия работника разрешено часть документов создавать и хранить в системе компании, а часть документов — в системе «Работа в России».
Как перейти на электронный кадровый документооборот
Компания, как уже говорилось выше, решение об участие в эксперименте принимает добровольно.
За месяц до перехода на электронные кадровые документы, руководство компании обязано рассказать об этом работникам и уведомить их о переходе на электронные кадровые документы. Причем, работники в данном случае, имеют право отказаться. И этот отказ не может стать основанием для изменений условий трудового договора или приема на работу нового работника.
Если работники согласны, с них нужно собрать соответствующие заявления.
Работник может отказаться от участия в эксперименте в любой момент, предупредив об этом работодателя за две недели.
У работника, даже после перехода на электронные документы остается право запрашивать бумажные копии документов в компании.
После решения организационных вопросов и принятия единого решения о переходе на электронный документооборот в компании нужно внести корректировки в имеющиеся кадровые документы. А именно, закрепить решение об электронном документообороте в коллективном и трудовом договоре, подкорректировать права и обязанности сторон, определить виды документов, которые будут оформляться с использованием электронной подписи.
Оплачивает работодатель
Все расходы на внедрение электронного кадрового документооборота ложатся на компанию. Причем, именно компания должна оплатить оформление электронных подписей для работников.