Командировка может пройти не так, как было запланировано. Например, ее пришлось завершить досрочно, или авиарейс на обратную дорогу не состоялся. Без потерь обойтись не получится, но их можно минимизировать.
Срок командировки сократили
Когда срок командировки сократили, нужно оформить приказ с указанием причины и новых сроков поездки.
Исходный приказ о командировке
сохраните, чтобы можно было объяснить, почему сотруднику пришлось менять билеты и раньше времени покидать место командировки.
Новый приказ послужит обоснованием для дополнительных расходов, возникших в связи с изменением срока командировки. В нем отразите следующее.
1. Причина, по которой срок командировки меняется.
2. Установить новые сроки командировки.
3. Аннулировать бронирование номера в гостинице в соответствии с новыми сроками командировки.
Если гостиница взяла с работника штраф за сокращение срока пользования номером либо он бронировал номер по невозмещаемому тарифу, на основании нового приказа обе суммы можно учесть в расходах.
4. Возврат и переоформление билетов на другую дату.
Если обратный билет был возвратным, то плату перевозчику за его переоформление на другую дату можно будет учесть в расходах. Доплату разницы в тарифах тоже можно будет учесть; при этом безопаснее будет прописать в новом приказе разрешение на обратный перелет любым классом.
Если у сотрудника был невозвратный билет, в расходы пойдут стоимость этого билета за вычетом возвращенных сервисных и аэропортовых сборов и стоимость нового обратного билета.
5. Пересчитайте суточные по фактической продолжительности поездки.
Излишек первоначально выданных суточных
работник должен вернуть.
Напомним особенности выплаты суточных, если командировка сократилась до одного дня
. При загранкомандировке выплачивают половину от суммы суточных (по стране). При однодневных поездках по России суточные не положены (абз. 4 п. 11, п. 20 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749).
Если директор решил выдать суточные в полном размере, в расходы эти суммы лучше не включать.
Замена вида транспорта на обратную дорогу
Сотрудник мог возвратиться из командировки не тем транспортом, которым планировалось, а другим. Это может быть связано с действиями авиакомпании.
Роспотребнадзор в своем сообщении от 24 февраля 2022 г. сообщил, что в случае отмены или задержки рейса, изменения маршрута перевозки либо выполнения рейса не по расписанию пассажир имеет право на возврат уплаченной за воздушную перевозку провозной платы.
Пассажиры отмененных рейсов могут вернуть деньги за билеты либо обменять билеты на другие даты.
Для этого необходимо обратиться к авиаперевозчику или организации, у которой приобретались билеты, и подать соответствующее заявление.
Затраты на несостоявшийся авиаперелет учесть не получится. Но если сотрудник оформил заявление, то в расходы можно будет списать комиссию за возврат билета.
А фактические расходы на обратный проезд другим транспортом можно включить в состав командировочных расходов в обычном порядке.
К авансовому отчету сотрудник должен приложить подтверждающие проезд документы и объяснительную записку о замене вида транспорта при возвращении из командировки. На ней должна быть виза директора о согласовании непредвиденных расходов.