После перехода с 2021 года на прямые выплаты по больничным листам от ФСС, организация оплачивает только первые три дня нетрудоспособности. Начиная с четвертого дня — платит ФСС напрямую на карту работника.
Из-за чего может возникнуть переплата больничного
Ошибки, которые могут привести переплате пособий по больничному могут быть:
- счетные;
- несчетные;
- связанные с недобросовестностью работника.
Счетные ошибки всегда связаны с арифметическими действиями. Это понятие конкретизировано в Определении ВС РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17, где говорится, что счетной признается ошибка, допущенная именно в арифметических действиях, то есть в действиях, связанных с подсчетом.
Такие ошибки могут возникнуть из-за ошибки бухгалтера, который неверно введет расчетные суммы в программу учета, случайно изменит знаки расчета, из-за сбоя бухгалтерской программы.
По мнению Роструда, ошибочное начисление пособия в двойном размере не является счетной ошибкой.
Несчетные ошибки появляются если:
- при расчете среднего заработка не учли все доходы работника, например, забыли учесть отдельно выплаченный от зарплаты гонорар;
- работник принес больничный с кодом 24 – нарушение лечебного режима; в этом случае размер оплаты должен быть снижен до МРОТ;
- работник, будучи на больничном, отработал один или несколько дней;
- бухгалтер ошибся при расчете пособие по беременности и родам сотруднице, у которой беременность наступила в период отпуска по уходу за ребенком;
- неправильно подсчитан страховой стаж;
- другие.
Помимо этого, к ошибкам приводит недобросовестность работников, которые иногда приносят поддельные больничные листы.
Как можно вернуть переплату больничного
Есть два варианта, как можно возместить расходы компании на выплату излишней суммы по больничному:
- Предложить работнику добровольно вернуть переплату.
- Взыскать с бухгалтера ущерб.
В первом варианте нужно согласие самого работника на возврат переплаты.
Во втором варианте, взыскать ущерб с бухгалтера можно только, если организация докажет причинно-следственную связь между действиями бухгалтера и причиненным ущербом. Это довольно сложно и без суда вряд ли можно будет обойтись.
Излишне выплаченную сумму пособия по временной нетрудоспособности можно взыскать с работника только с его согласия и в случае счетной ошибки.
ФСС отмечает, что излишне выплаченные суммы пособий могут быть взысканы с работника, если переплата произошла из-за:
- счетной ошибки;
- недобросовестности со стороны самого работника (предоставление заведомо ложных сведений, влияющих на право получения пособия и его размер, подложных справок или документов о продолжительности страхового стажа и т.д.).
Добровольный возврат переплаты больничного
Работника можно попросить вернуть излишне выплаченную сумму пособия. Учтите, работник не обязан соглашаться. Если он откажется вернуть деньги, взыскать переплату можно только через суд и то, при условии наличия доказательств, что имела место именно счетная ошибка или подлог документов со стороны работника.
Если сотрудник согласен вернуть излишне полученную сумму пособия, он должен подтвердить это письменно (заявлением) (письмо ФСС от 20.08.2007 № 02-13/07-7922).
Вернуть переплату не получится
Если переплата больничного работнику не связана с его недобросовестностью или счетной ошибкой, и работник не согласен возвращать деньги, взыскать переплату не получится.
Как правильно оформить взыскание переплаты
Если работник согласился вернуть деньги, которые получил не совсем законно, в результате бухгалтерской ошибки, все нужно грамотно оформить.
1. Составить бухгалтерскую справку
При обнаружении ошибки в расчете пособия по больничному бухгалтер должен составить бухгалтерскую справку, в которой описать суть допущенной ошибки.
2. Уведомить сотрудника о том, что ему переплатили по больничному листу
О переплате работодатель должен уведомить работника письменно. В уведомлении можно предложить удержать переплату из заработной платы сотрудника.
3. Работник должен подтвердить свое согласие она удержание переплаты из зарплаты
Согласится с тем, чтобы бухгалтерия удерживала переплату из заработной платы, работник должен письменно.
Это может быть оформлено:
- Отдельным заявлением в произвольной форме с указанием суммы переплаты.
- Записью «согласен на удержание» на уведомлении о переплате.
4. Удержать излишне выплаченные суммы из зарплаты
При каждой выплате заработной платы удерживать можно не более 20% суммы, причитающейся сотруднику (ст. 138 ТК, ч. 4 ст. 15 Закона № 255-ФЗ).
Если работник уволится, остаток можно взыскать только через суд.
Если переплата больничного произошла не только за первые три дня, оплачиваемые работодателем, но и со стороны ФСС, например, в случае предоставления работником поддельного больничного, придется контактировать с фондом и сдавать корректировки по отчетности.
В этом случае, все равно нужно будет получить согласие работника на возврат переплаты, удержать ее и возместить фонду потери.
Примерный алгоритм действий таков:
- Получить и работника согласие на возврат переплаты.
- Получить от работника заявление на перерасчет пособия.
- Сдать корректировочный РСВ.
- Направить в ФСС реестр с признаком «Перерасчет».
- Компенсировать Фонду излишне понесенные расходы.
Бухгалтерские проводки по возврату переплаты по больничному
Если бухгалтерия выплатила пособие по временной нетрудоспособности в большей сумме чем нужно, делаются проводки:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70 — сторнирована сумма излишне начисленного пособия за первые три дня болезни за счет средств организации;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» — сторнирована излишне начисленная сумма НДФЛ,
Запись об отмене излишне удержанного НДФЛ отражают в налоговой карточке в графе того месяца, когда фактически производятся исправления.