Минтруд России в своем письме от 21.02.2023 № 14-6/ООГ-1102 ответил на вопрос, когда компания вправе временно перейти на электронный кадровый документооборот (КЭДО).
Речь идет о ситуациях, перечень которых приводится в части 13 статьи 22.3 Трудового кодекса.
Как перейти на ЭДО
Любая компания может перейти на КЭДО. Это предусматривает, что кадровые документы будут создаваться, подписываться, использоваться и храниться только в электронной форме. На бумажном носителе они при этом не дублируются.
Трудовой кодекс определяет перечень случаев, когда работодатель может временно перейти на КЭДО. В такой ситуации имеющие отношение к работе документы будут пересылаться в электронном виде или как электронные образы.
Таким образом, работодатель и работник будут обмениваться сканами бумаг или их фотографиями.
Вот перечень ситуаций, когда возможен временный переход на КЭДО:
- авария или несчастный случай на производстве;
- пожар;
- наводнение;
- землетрясение;
- эпидемия или эпизоотия;
- техногенная катастрофа;
- другие обстоятельства, угрожающие жизни и здоровью людей.
То есть, временный переход производится в тех случаях, когда обмен документами на бумаги вести затруднительно. После того, как чрезвычайные обстоятельства устранятся, все электронные бумаги нужно оформить на бумаге.
Правила перехода на КЭДО
Сроки, когда документы будут предоставлены на бумаге и другие условия временного обмена документами в электронной форме нужно установить в ЛНА компании.
В документе закрепляется порядок временного перехода. В нем должно быть обязательно оговорено, с помощью какой информсистемы будет осуществляться ЭДО, определены правила доступа к ней, перечень документов и работников, в отношении которых производится обмен бумагами, сроки их уведомления о переходе на ЭДО и другие нюансы.
Порядок кадрового ЭДО в компании утверждается отдельным локальным нормативным актом работодателя.