Приказы – одни из самых известных и распространенных документов кадрового делопроизводства. Несмотря на это, работа с ними до сих пор вызывает вопросы у многих специалистов, а аудиты выявляют в них ошибки. Для сокращения количества ошибок рассмотрим виды приказов, особенности их оформления и учета.
Сперва определим сущность приказа – установим понятие. Приказ – распорядительный документ. Можно именовать его «распоряжением», документом, сообщающим всем сотрудникам и руководству компании волю генерального директора.
Приказами по кадровым вопросам необходимо руководствоваться особым вниманием: работодателю часто требуется получить согласие сотрудника или подтвердить выполнение определённых условий.
Большинство кадровых приказов должны опираться на документы, подтверждающие необходимость их издания. Без таких оснований приказы не обладают юридической силой.
Виды приказов
Существует множество способов классифицировать приказы. Чаще всего приказы разделяют на два типа.
- Приказы, касающиеся работников, такие как приказы об устройстве на работу, переводах, увольнении и др.
- Приказы касаются основного функционала организации.
Некоторые делят приказы на унифицированные по закону и свободной формы. Вторые чаще вызывают трудности, так как требуют учета всех деталей и указания исполнителя.
Разделение приказов на подлежащие и не подлежащие архивному хранению основано на сроке хранения документов. Приказ с установленном сроком хранения 10 лет и более направляется в архив. Например, приказы о приеме, переводе, увольнении хранятся 50 или 75 лет. Приказы на отпуск, если у работника нет вредных или опасных условий труда, хранятся пять лет и не подлежат архивному хранению.
Сроки хранения по всем приказам указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Приказ, которого нет
В кадровом делопроизводстве важным документом признан приказ о приеме на работу по форме Т-1, так как с него начинается рабочий процесс между организацией и сотрудником. Для многих удивительно, что этот документ не обязателен.
Статья 68 Трудового кодекса устанавливает право работодателя на издание указанного приказа, но не обязывает его это делать.
До принятия Трудового кодекса РФ действовал Кодекс законов о труде, включавший ссылки на правила СССР. В то время трудовых договоров не было, но требовалось получить от работника явное согласие на работу в конкретной организации и на определенной должности. Работодателю же необходимо было согласовать прием работника и начать оформление документов. Для этого использовались два документа: заявление о приеме на работу и приказ. В данном случае основанием для приказа служило именно заявление.
С установлением трудового договора оба документа потеряли актуальность. Заявление формально не требуется уже двадцать два года, в то время как приказ считался необходимым до недавнего времени. Основанием для его выдачи служил трудовой договор.
Сейчас достаточно иметь договор для приема на работу с юридической точки зрения, приказ не обязателен. Если вам всё же нужен приказ о приеме на работу в вашей компании в рамках кадровых процедур, его можно использовать, главное – убедитесь, что все данные в нем соответствуют трудовому договору.
В приказе часто отсутствует соответствие информации из договора. Например, в договоре может отсутствовать уточнение о подразделении приема работника, например «принята на должность бухгалтера», а в приказе внезапно появляется «бухгалтерия». В приказе необходимо точно перенести все сведения из договора с сотрудником.
Приказы по личному составу
Аналогичные правила действуют для распоряжений по личному составу, таких как перевод и увольнение. В бланки переносятся все сведения из документа-основания. Для перевода это дополнительное соглашение к трудовому контракту. Важно точно отразить в приказе все данные, как и при найме. Важно помнить: зачастую приказ о переводе издается по любому дополнительному соглашению к трудовому договору. Это ошибочно.
Перевод — изменение занимаемой должности и/или функции. Изменение отдельных условий трудового контракта, включая заработную плату, не является переводом. В таких ситуациях издается приказ по основной деятельности в произвольной форме, а не приказом о переводе по форме Т-5.
Приказ об увольнении по форме Т-8 также имеет свои особенности. В первую очередь, здесь представлен широкий перечень документов, которые могут служить основанием.
- Заявление сотрудника об уходе по личной инициативе.
- Соглашение об увольнении работника в случаях, предусмотренных статьёй 78 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Трудовой договор прекращается при завершении срока действия в соответствии со статьей 79 Трудового кодекса Российской Федерации.
- И целый пакет бумаг при увольнении по статье.
Список документов для приказа об увольнении может оказаться длинным. В статьях 81 и 83 ТК РФ каждый пункт предусматривает отдельный документ. Важно помнить: увольнение всегда производится по статье, не иначе. В приказе должно быть точное указание на пункт и статью ТК РФ или другого федерального закона, которым компания увольняет работника, включая случаи увольнения по инициативе сотрудника.
Обратите внимание на важный момент: приказ об увольнении всегда составляется в письменном виде, независимо от того, перешла ли ваша компания на электронный документооборот. Это требование установлено статьей 22.1 ТК РФ.
Приказы по основной деятельности
Главная трудность с приказами по основной деятельности заключается в необходимости самостоятельного их составления. Для некоторых приказов потребуется и документ-основание. К примеру, таковыми являются приказы об привлечении к сверхурочной работе или работе в выходной день.
Закон разрешает привлекать сотрудника к таким работам только при его согласии, поэтому приказ не может быть издан без него. Как правило, сотруднику предоставляют уведомление о необходимости остаться в офисе или на производстве после основного рабочего времени. В этом же уведомлении работник отмечает согласие или несогласие с привлечением к работе.
Уведомление с соглашением сотрудника – основа для приказа о привлечении к сверхурочному труду или работе в выходной день. Бывает, пропускают этап получения согласия и сразу предлагают работнику подписать приказ. Это неверная логика.
Работник подписывает ознакомление с приказом, но на этом этапе не может выразить согласие или несогласие с ним. Поскольку приказ – вторичный документ, все согласования должны предшествовать ему. Приказ фиксирует достигнутые договоренности и запускает последующие процессы. Поэтому исключить процесс согласования с работником о привлечении его к работе в сверхурочное время нельзя.
Если сотрудников нужно направить на обязательное обучение по нормативным актам, их согласие не требуется.
Приказ выйдет на основании статей нормативного акта, установившего необходимость обучения сотрудников. В тексте приказа нужно предусмотреть оплату работникам этих дней, компенсацию проезда и официальное закрепление факта их отсутствия на рабочем месте в дни учебы.
Елена Федорова, специалист по трудовому праву в консалтинговой компании «Бридж Групп».
для журнала «Практическая бухгалтера»