С 01.09.2021 года ведение карточек на работников по форме Т-2 стало не обязательным. Тем не менее, многие работодатели продолжают их вести. Нужно ли это делать или лучше отказаться от ведения этих карточек? А если все же продолжать вести, то как?
Что из себя представляет карточка по форме Т-2?
Карточка по форме Т-2 — это личная карточка работника, в которой содержатся сведения об этом работнике — его персональные данные и информация о трудовой деятельности. Такую карточку заводят в первый рабочий день работника. В последующем содержащаяся в ней информация может дополняться, а после увольнения работника карточку передают в архив.
Оформлять или нет?
Как уже было упомянуто, в настоящее время закон не требует обязательного ведения карточек по форме Т-2. Работодатель самостоятельно принимает решение о необходимости оформления данного документа. Но стоит отметить, что ведение такой карточки — довольно удобное дело: это, по сути, краткое досье на работника, из которого в любой момент можно получить нужные сведения.
Кроме того, нужно иметь в виду следующее. Чтобы отказаться от ведения карточек по форме Т-2, нужно обязательно издать об этом приказ. При отсутствии такого приказа контролеры из инспекции по труду могут запросить карточки при проверке.
Источники информации для заполнения карточки Т-2
Карточка Т-2 имеет утвержденную форму (см. постановление Госкомстата от 05.01.04 № 1). Как уже сказано, в ней содержатся все сведения о работнике. Они вносятся на основании:
- тех документов, которые по запросу работодателя предоставляет сам работник. К таким документам можно отнести паспорт, аттестат или диплом об образовании, трудовую книжку, свидетельства о заключении брака и о рождении детей, военный билет и т.п.;
- документов работодателя. Это могут быть приказы и распоряжения, вынесенные в отношении данного работника. Например, приказ о приеме на работу, переводе, поощрениях и награждениях и т.д.;
- со слов работника. К примеру, информация о знании языков или владении определенными компьютерными программами может быть вписана в карточку без всякой проверки, только со слов самого работника (если, конечно, должность, на которую принят данный работник, не требует экспертных знаний в этих областях).
Некоторые сведения, внесенные в карточку работодателем на основании представленных или изданных документов, работник раньше должен был заверить своей подписью. Сейчас это требование больше не действует, но компания официально (издав соответствующий приказ) от карточек не отказалась, мы бы порекомендовали на всякий случай придерживаться всех ранее действовавших правил ведения этой формы.
Электронно или на бумаге?
Раньше карточки Т-2 вели только на бумаге. Но по мере все более широкого распространения электронного документооборота, вопрос о возможности сохранения таких карточек на электронных носителях становится очень актуальным.
Роструд и Минтруд полагают, что ведение Т-2 в электронном виде вполне допустимо, тем более что это теперь вообще не обязательно.
Исправление сведений в карточке
В процессе работы личные и трудовые данные работника могут меняться. Если это происходит, в карточке Т-2 нужно отражать все изменения.
Если карточка ведется в бумажном виде, указанные в ней сведения, которые утратили свою актуальность, нужно зачеркнуть одной чертой, после чего сверху или рядом указать новые данные. Изменения лучше заверить подписью работника.
Кроме того, в карточке могут содержаться и ошибки, которые, конечно, тоже нужно исправлять. Принцип корректировки аналогичен описанному выше.
Как хранить карточки Т-2?
Вопрос хранения этих карточек особенно важен, поскольку в них содержатся персональные данные работников. Кстати, получение согласия работника на обработку и использование его персональных данных при заполнении карточки Т-2 не нужно.
Однако для обеспечения сохранности информации необходимо предпринять особые меры. В компании должен быть издан специальный приказ, из которого будет ясно, кто имеет доступ к этим карточкам, в каком порядке и кому с ними можно ознакомиться.
Следует иметь в виду, что каждый работник вправе по запросу получить копию своей карточки Т-2.
После увольнения работника его карточка подлежит архивации или передаче на спецхранение, а через 50 лет — уничтожению (если работник уволился до 01.01.2003 — через 75 лет).
Даже если компания приняла решение об отказе от карточек Т-2, хранить старые карточки все равно нужно.
В статье использованы фото с сайта freepik.com