При приеме на работу компания запрашивает у работника пакет документов. Большинство из нужно только проверить и вернуть работнику. Хранить в личном деле документы, которые содержат персональные данные работников нельзя. За это могут оштрафовать.
Документы, которые вы можете и должны запросить у работника при приеме на работу указаны в статье 65 ТК РФ. Эти документы являются обязательными:
- паспорт или иное удостоверение личности;
- трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, если работник перешел на электронную трудовую;
- СНИЛС;
- диплом, сертификат об образовании, присвоенной квалификации;
- документы воинского учета (для военнообязанных и подлежащих призыву).
Для замещения определенных должностей, в отдельных сферах деятельности и госструктурах может понадобится:
- справка об отсутствии судимости;
- медкнижка.
Кроме того, бухгалтерии для начисления больничного и предоставления соцвычетов понадобятся:
- справка о сумме заработной платы за 2 календарных года для расчета пособий (с 2023 года (эта справка отменена, но без нее не обойтись, пока в СФР не будут собраны все необходимые данные);
- другие документы, подтверждающие статус гражданина, позволяющий использовать льготу.
После проверки всех документов, оформляется приказ о приеме на работу, трудовой договор и заводится личное дело работника (последнее не обязательно!).
Перечень кадровых документов, которые должны быть в организации
Личное дело и личное карточка работника
Законодательство требует вести личные дела только на государственных гражданских служащих. Коммерческие компании сами решают, нужны ли им личные дела работников и описывают порядок их формирования в локальных нормативных актах организации.
Часто работодатели понимают под личным делом личную карточку работника. Это не так. Личная карточка не является составной частью личного дела. Это отдельный самостоятельный документ, форма которого № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1.
Обязанности по введению личных карточек, как и личных дел, с 2022 года нет. Но, организация может их вести. Личные карточки работников № Т-2 можно «оцифровать» по нормам Федерального закона от 22.11.21г. № 377-ФЗ
Если работник представил согласие на обработку его персональных данных, отдельно получать согласие на ведение личной карточки не нужно, несмотря на то, что в ней содержатся персональные данные (Онлайнинспекция.рф).
Какие документы нельзя хранить в личном деле
Если руководитель компании принял решение формировать личные дела или личные карточки работников, главное, не нарушить закон о защите персональных данных. Многие стараются собрать документы по-максимуму и все копии хранить «в папке работника». Это опасно!
Номер телефона работника – персданные или нет? Никаких «или»!
Личное дело сотрудника содержит множество персональных данных. Даже если у вас есть согласие на их обработку и хранение, в личном деле работника нельзя хранить копии:
- Паспорта.
- Военного билета.
- СНИЛС.
- Диплома об образовании.
- Свидетельства о заключении брака.
- Свидетельства о рождении ребенка.
Эти документы нужно только проверить при приеме на работу и вернуть работнику. Данные паспорта, СНИЛС, контактный телефон вносятся в реквизиты сторон трудового договора.
Хранение копий вышеперечисленных документов Роструд считает избыточным.
Каким может быть штраф
За нарушения в обработке и хранении персональных данных штрафы предусмотрены по ст. 13.11 КоАП:
За незаконную обработку персональных данных могут штрафовать
- На сумму от 10 000 до 20 000 руб. — директора и ИП;
- На сумму от 60 000 до 100 000 руб. — компанию.
За повторное нарушение штраф увеличивается:
- от 20 000 до 50 000 руб. — для директора;
- от 50 000 до 100 000 руб. — для ИП.