Трудовая книжка, если специалист трудоустроен, всегда хранится у работодателя. При этом нередки случаи, когда копия документа сотруднику может понадобиться. В этом случае работодатель обязан изготовить копию, заверить ее и выдать работнику. За какой срок и как предприятию нужно это сделать? Расскажем в нашем материале.
Перечень ситуаций, когда специалисту может понадобиться копия трудовой книжки, довольно обширный. Она может потребоваться в банке для получения займа, трудовую книжку запрашивают для получения некоторых видов документов, пособий, льгот и пр., во время поиска работы и во многих других случаях.
Стоит обратить внимание, что в законодательстве нет перечня, в каких ситуациях работник обязан предоставить копию трудовой книжки. Это значит, что столкнуться с такой необходимостью сотрудник может в любой момент.
Обязанность работодателя
И если в части запроса от работника трудовой книжки ограничений нет, то вот по сроку выдачи трудовое законодательство устанавливает для работодателей вполне конкретный период. Согласно статье 62 ТК РФ передать специалисту заверенную копию документа фирма должна не позднее трех дней после того, как работник выразит соответствующее желание. Заявить о необходимости получить копию трудовой книжки специалист может как письменно, так и устно.
«Копия верна»
Может возникнуть вопрос: как правильно заверить копию? ТК РФ устанавливает, что документ должен быть заверен надлежащим образом, при этом порядок заверения в Трудовом кодексе не указан. Как не определены соответствующие правила и в Порядке ведения и хранения трудовых книжек, документ утвержден приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.
Тогда можно обратиться к ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденному приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, в котором установлены правила оформления организационно-распорядительных документов.
Таким обзорам, надлежащее заверение трудовой книжки включает указание слова «Верно», указание должности специалиста компании, который выполняет заверение, его подпись и Ф. И. О. данного работника. Также необходимо поставить дату.
Обратите внимание: если копия документа будет впоследствии передана в другую организацию, то при заверении потребуется указать, где именно хранится оригинал трудовой книжки. Для этого достаточно будет фразы: «Подлинник документа находится сейфе отдела кадров ООО “Ромашка”».
Кто заверяет копию трудовой книжки?
Всего несколько человек в компании могут выполнить эту процедуру. Дело в том, что доступ к трудовым книжкам ограничен. Следовательно, сделать копию может руководитель кадровой службы или ее сотрудник, который работает с трудовыми книжками. Если компания небольшая, то либо главный бухгалтер, либо специалист, который принимает этот документ от сотрудников при их трудоустройстве. Важно, чтобы возможность делать копии трудовых книжек была закреплена за этим работником в документах организации.
Коротко скажем о том, где на странице копии должна быть отметка о заверении. Чтобы ответить на этот вопрос, нужно понять, как будут скреплены листы копии трудовой книжки между собой. Возможны два варианта: копия будет сшита степлером (скрепкой, другими подобными способами) или компания прошьет ее.
В первом случае отметка о заверении ставится на каждой странице. На последней странице копии нужно разместить отметку сразу под последней записью в трудовой книжке.
Во втором случае компания сшивает документ. Все листы в этом случае нужно пронумеровать, на последней странице связать бечевку и опечатать ее концы бумажной пломбой. На ней указывается количество листов в документе, ставится подпись ответственного за создание копии сотрудника, его должность и Ф. И. О. Отметка о заверении ставится отдельно, один раз, на последнем развороте копии.
Редакция ПБ
Как правильно передать копию трудовой книжки работнику читайте в полной версии статьи «Как заверить копию трудовой книжки?» на сайте журнала «Практическая бухгалтерия».
Оформите подписку и начните читать журнал «Практическая бухгалтерия». Вам будут доступны все материалы на сайте pb.buhgalteria.ru и в PDF-версии журнала в личном кабинете.
Скачать счет на печатную версию журнала «Практическая бухгалтерия»
Скачать счет на электронную версию журнала «Практическая бухгалтерия»
Скачать счет на тариф «Практическая бухгалтерия. Премиум», в который входят печатная и электронная версии журнала «Практическая бухгалтера», а также доступ к бератору «Практическая энциклопедия бухгалтера».
В статье использованы фото с сайта freepik.com
Как заверить копию трудовой книжки?Эта и другие темы подробно разобраны экспертами в |
 |