Расчет и оформление отпускных – один из наиболее сложных участков в кадровом учете. В этой теме, как ни в какой другой, часто встречаются противоречивые разъяснения Минфина и ФНС. Практически каждый вопрос требует индивидуального подхода и решения. Юлия Лакша решила разобраться в одном из таких сложных вопросов – порядке выплаты компенсации за неотгуленный отпуск.
Стандартный размер отпуска, предоставляемый российским работникам, составляет 28 календарных дней, а в некоторых случаях и больше. В обязанности работодателя входит предоставление такого времени для отдыха, а также организация временной замены работника для выполнения возложенных на него обязанностей на время отпуска.
Некоторым категориям работников – например тем, кто занят на вредных и опасных производствах, – предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск.
Согласно статье 123 Трудового кодекса, график отпусков утверждается работодателем ежегодно не позднее, чем за две недели до начала года. И, между прочим, его соблюдение является обязательным как для работодателя, так и для сотрудника. Но действует ли это правило в реальности? К сожалению или к счастью – нет.
Рассказывает Ермолина Ирина, главный бухгалтер: «Мы постоянно корректируем график отпусков в реальном режиме, хотя это и не соответствует нормам Трудового кодекса РФ. Однажды пришлось отправить всех сотрудников в оплачиваемый отпуск на целый месяц, т. к. возникли проблемы с арендой офиса. И кстати, работники были не против уйти на отдых на целых 30 дней, т. к. это был летний период и в обычное время на такой долгий срок директор работников не отпускает». Почему так бывает? Все просто. Во-первых, самим работникам сложно спрогнозировать период своего отдыха заранее. В наше время иногда сложно спланировать что-то назавтра, не говоря уже о поездках через несколько месяцев. А во-вторых, и работодателю это не очень удобно. Кроме этого, график корректируется и экономической ситуацией на предприятии, и в стране в целом. Конечно, работодатель обязан предоставить сотруднику отпуск, но ведь бывает так, что сам сотрудник не желает отдыхать. Таким трудоголикам положена компенсация в виде денежных выплат. Рассмотрим последовательность действий для ее оформления.
Если сотрудник в течение года не уходит в оплачиваемый отпуск или «отгуливает» свои 28 дней не полностью, то работодатель должен рассчитать количество оставшихся дней отдыха. После этого работник оформляет письменное заявление о замене оплачиваемого отпуска денежной компенсацией. Компания принимает заявление, рассчитывает сумму выплаты и переводит деньги в установленные законом сроки. Теперь рассмотрим план действий подробнее.
На первом этапе у сотрудника должны «накопиться» неотгуленные дни. При этом нельзя заменять отдых деньгами беременным женщинам, работникам в возрасте до восемнадцати лет, гражданам, усыновившим ребенка в возрасте до трех месяцев, и специалистам, работающим на вредных и опасных производствах. Эти категории трудящихся должны отдыхать в обязательном порядке.
Следующий этап представляет собой расчет продолжительности отпуска, которым не воспользовался сотрудник. Здесь необходимо учесть как дни основного отпуска, так и дополнительного. Не забудьте и о том, что в некоторых случаях неотгуленный отпуск может накопиться за несколько предыдущих лет. После того как все дни посчитаны, сотрудник оформляет и передает в отдел кадров специальное заявление, в котором выражает свое желание на получение денежной компенсации.
Следующий, четвертый этап, как правило, наиболее сложный, т. к. бухгалтеру необходимо рассчитать размер компенсации. Дело в том, что ее сумма зависит от правильности расчета среднедневного заработка. Общая формула выглядит так:
| Денежная компенсация за отпуск | = | среднедневной заработок работника | x | количество неиспользованных дней отпуска |
Сам средний заработок может быть рассчитан так: сумма ежемесячных выплат / 12 месяцев / 29,3 (т. е. среднемесячное число календарных дней).
Учтите, что размер ежемесячных выплат включает в себя не только саму заработную плату, но и полученные сотрудником премии, бонусы и различные компенсации. Рассмотрим расчет на примере.
ПРИМЕР
Менеджер Сергеев С. С. с января по май 2015 года получал зарплату в размере 40 000 рублей. В мае ему также был выплачен годовой бонус в размере 30 000 рублей. И с июня размер заработной платы был увеличен на 5000 рублей и составлял 45 000 рублей. За истекший год у сотрудника осталось 6 дней отпуска, за которые ему утверждена выплата денежной компенсации.
Сумма ежемесячных выплат за 2015 год Сергееву С. С. = 40 000 x 5 + 30 000 + 45 000 x 7 = 545 000 рублей.
Среднедневной заработок сотрудника = 545 000 : 12 месяцев : 29,3 = 1550 рублей 6 копеек.
Денежная компенсация Сергееву С. С. за неотгуленный отпуск = 1550 рублей 6 копеек x 6 дней = 9300 рублей 34 копейки.
На заключительном, пятом этапе работнику перечисляют утвержденную сумму на зарплатную карту или выдают наличными в кассе предприятия. Делается это, как правило, в день выплаты очередной заработной платы.
Компенсации при увольнении
Особый случай – это выплата компенсаций при увольнении. Ведь сотрудник может уволиться в любой момент, не отгуляв положенные дни. В этом случае работник, как правило, пишет заявление на отпуск с последующим увольнением. А если он сразу выходит на новое место работы и отдохнуть возможности у него нет, то ему также придется рассчитывать и выплачивать компенсацию. Обратите внимание: производить расчет компенсации нужно не только в случае увольнения, но и некоторых других случаях – например, когда специалист переводится на другую должность в этой же организации. Деньги нужно выплатить и работникам ликвидируемых предприятий, и при сокращении штата. Сотрудникам, работавшим неполный рабочий день, но так же как и все имеющим право на отпуск, опять же положена компенсация.
И еще одна категория: выплаты положены всем, кто заключал срочный трудовой договор с организацией на срок не более двух месяцев. Все эти нормы закреплены в статьях 126 и 127 Трудового кодекса.
Курорты России
Стоит отметить, что в 2016 году появился новый закон, который рекомендует, но не обязывает работодателя выплачивать компенсации за сам отдых, если он проходил на территории России. Мера рассчитана на развитие отечественного туризма, а также на поддержку граждан, для которых путешествия являются редкостью ввиду отсутствия материальных средств.
Конечно, такой привилегией смогут воспользоваться не все работники, а лишь те, чьи работодатели попадают под новую компенсационную программу. К тому же размер возмещения ограничен – 50 000 рублей, да и бумажек придется предоставить немало, чтобы получить такое вознаграждение. Новое правило распространяется лишь на отдых по путевкам, а тем, кто любит путешествовать самостоятельно, никаких выплат не положено. Стоит отметить, что и работодателей государство мотивирует к участию в программе: тем организациям, которые будут выплачивать компенсации, положены налоговые льготы.
