В последние годы все, кажется, привыкли к полностью удаленному или гибридному формату работы. Актуальным остается вопрос, как подписать с новым сотрудником трудовой договор. Варианты заключения контрактов изучила специально для журнала «Расчет» Аида Ибрагимова, руководитель практики Кадровый комплаенс КСК ГРУПП.
Дистанционный формат работы становится все более распространенным и популярным. Более того, все чаще на «удаленку» принимаются сотрудники из других городов, регионов. А значит, специалисты учета или сотрудники кадровых служб все чаще задаются вопросом: как подписать документы с таким работником?
В своем письме от 4 марта 2022 года № 14-6/ООГ-1352 Минтруд России, отвечая на вопрос «Допустимо ли подписание трудового договора другим лицом (родственником) на основании нотариально заверенной доверенности?», ответил, что Трудовым кодексом не предусмотрена возможность подписания договора иным лицом вместо работника.
При этом ТК РФ предусматривает возможность заключения рабочего контракта путем обмена электронными документами в трудовых отношениях с дистанционными работниками.
Расскажем, как можно подписать трудовой договор и иные кадровые документы с дистанционным работником.
Варианты подписания договора
Для начала стоит отметить, что труд дистанционных работников регулируется главой 49.1 Трудового кодекса. Так, нормой предусмотрено, что трудовой договор и дополнительное соглашение к нему могут заключаться путем обмена между сотрудником и работодателем электронными документами, такая возможность предусмотрена статьей 312.2 ТК РФ.
Какие варианты подписания трудового договора есть с дистанционным работником у компании?
В офисе работодателя
В этом случае сотрудник приезжает к работодателю для подписания документов. Например, если специалист посетил офис компании для собеседования и стороны согласовали заключение трудового договора, то можно сразу же подписать рабочий контракт, а в качестве даты начала работы указать то календарное число, когда стороны договорились начать сотрудничество.
Возможен и другой вариант. Сотрудник специально приедет в офис в свой первый рабочий день для подписания договора. Для этого компании нужно допустить специалиста к работе. Обратите внимание: процедура допуска должна быть прописана в локальном нормативном акте компании.
Сам же визит работника можно оформить как командировку, датой приезда заключить трудовой договор. Важно помнить, что контракт необходимо заключить в течение трех рабочих дней с даты фактического допуска сотрудника к работе, поэтому приехать специалист должен именно в течение трех рабочих дней. Датой заключения договора в этом случае будет фактическое календарное число визита специалиста в офис организации, а датой начала работы – первый рабочий день, он же день допуска к работе.
В данном случае обмен документами стоит начать заранее, чтобы к первому рабочему дню сотрудника договор был подписан с обеих сторон. Учитывайте время, необходимое для доставки почты.
Может возникнуть другой вопрос: кто из сторон должен первым подписать бумаги? Первым будет предприятие, оно же направляет документы работнику. После получения сотрудник подписывает со своей стороны документы и направляет их работодателю.
Обратите внимание! Организация должна возместить работнику расходы, связанные с направлением документов почтой или курьерской службой.
Электронные документы
Для начала отметим, что при приеме на работу помимо трудового договора с работником подписываются и иные кадровые документы: листы ознакомления с локальными нормативными актами, согласие на обработку персональных данных, личная карточка, приказ о приеме (если работодатель продолжает их вести) и прочие документы.
В статье 312.3 ТК РФ уточняется, что при подписании кадровых бумаг в цифровом виде путем обмена электронными документами работник должен использовать усиленную квалифицированную электронную подпись или усиленную неквалифицированную электронную подпись для визирования следующих видов документов:
-
трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
-
договоров о материальной ответственности;
-
ученический договор;
-
документы о внесении изменений в эти договоры и об их расторжении.
В иных случаях взаимодействие работника, который трудится дистанционно, и работодателя может осуществляться путем обмена электронными документами с использованием иных видов электронной подписи или в иной форме, предусмотренной коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к нему и позволяющей обеспечить фиксацию факта получения сотрудником и (или) работодателем документов в электронном виде.
Может возникнуть другой вопрос: кто из сторон должен первым подписать бумаги? Первым будет предприятие, оно же направляет документы работнику. После получения сотрудник подписывает со своей стороны документы и направляет их работодателю.
Таким образом, организация может подписать с работником документы (кроме договора и договора о материальной ответственности) либо заверив их простой электронной подписью, либо в иной форме.
Эта самая форма должна быть установлена в локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре. Например, это может быть простая электронная подпись, которая создается во внутренней системе работодателя, или обмен документами по электронной почте через пересылку сканов или фотографий документов с последующим обменом оригиналами и пр.
Что же касается трудового договора, то для его заключения путем обмена электронными документами у работника должна быть усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная электронная подпись.
Если такая подпись уже есть, то сотрудник может использовать свою. Если пока необходимой подписи нет, то оформить и оплатить ее должна компания. Если на предприятии удаленно работают несколько работников, то рациональнее оформить на них усиленные квалифицированные или неквалифицированные электронные подписи.
Если большая часть сотрудников трудится удаленно, то можно рассмотреть возможность перехода на электронный кадровый документооборот.