Порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется правилами, которые установлены в Указании Банка России № 3210-У. Сами правила не менялись с 2017 года. Но, было внесено несколько изменений в порядок ведения кассовых операций, которые нужно учитывать при выдаче денег под отчет.
Возможность выдать начальству деньги под отчет упирается в вопрос: являются ли начальники штатными либо внештатными сотрудниками компании. Если – да, то деньги под отчет можно выдать без проблем. Если нет – выдать деньги под отчет можно только после подписания с ними договора: либо трудового, либо гражданско-правового.
7 правил выдачи денежных под отчет
- Деньги можно выдать на основании письменного заявления работника либо приказа руководителя. Бухгалтерия вправе выдать деньги под отчет только на основании приказа, то есть без заявления работника.
- Деньги под отчет можно выдать только работнику организации. То есть, человеку, с которым оформлен либо трудовой, либо гражданско-правовой договор. Оба эти варианта закреплены в пункте 5 Указания Банка России №3210-У. Соответственно, бухгалтерия вправе выдать деньги под отчет сотруднику, который находится вне штата, но с ним заключен договор.
- На выдачу денег бухгалтерия оформляет расходный кассовый ордер, если деньги выданы из кассы. Возврат остатков подотчетных сумм оформляется приходным ордером. Деньги в под отчет можно выдавать переводом на банковскую карту заявителя.
- За полученные денежные средства подоотчетник обязан отчитаться. Срок, в течение которого подотчетник обязан предоставить авансовый отчет руководитель организации устанавливает самостоятельно. Ранее этот срок был установлен законодательно и составлял три рабочих дня.
- Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.
- Неизрасходованные подотчетные деньги нужно вернуть в кассу либо на счет компании. Даже, если работнику нужно снова выдать деньги, все равно, неизрасходованные деньги нужно сначала вернуть, а потом выдать заново.
- Организация вправе учесть подотчетные расходы при наличии авансового отчета работника, к которому должны быть приложены документы, оформленные надлежащим образом.
Можно ли выдать деньги под отчет директору
В пунктах п.6.3 и п.5 Указания Банка России №3210-У четко определено, что выдать денежные средства под отчет можно только работникам, с которыми заключены трудовые либо гражданско-правовые договоры.
Как правило, директор либо генеральный директор работает на основании трудового договора и числится в штате компании. Соответственно, он также считается работником организации. Поэтому, никаких ограничений в выдаче подотчет денег директору нет.
Можно ли выдать деньги под отчет учредителю
Если учредитель юридического лица одновременно с этим занимает в компании какую-нибудь должность, даже простого менеджера или советника, организация может заключить с ним трудовой договор и принять в штат.
Тогда, учредитель является работником своей же организации с трудовым договором, и нет никаких ограничений для выдачи ему денежных средств под отчет. Фактически требования Указания №3210-У Банка России выполнены.
Если же учредитель остается только в статусе собственника, то он не вправе получать деньги под отчет. Статус учредителя не делает его штатным либо внештатным сотрудником компании.
Выданные под отчет деньги учредителю, у которого нет договора с организаций, могут расцениваться, как предоставление займа.
Такое возможно. Но, тогда, нужно оформить с учредителем договор займа. При этом нужно помнить, что запрещено расходование наличной выручки для выдачи займов.
Если учредитель потратит полученные средства на нужды организации, подотчетными они все равно считаться не будут. Если учредитель что-то приобретет для компании бухгалтерии придется оформлять договор купли-продажи, чтобы получить от учредителя приобретенные им активы.