Обязанность вести табель учета рабочего времени установлена статьей 91 ТК РФ. В табеле учитывается время, отработанное работниками. Бухгалтерии этот документ нужен, чтобы обосновать правильно начисленную зарплату и компенсации.
Табель учета рабочего времени составляют ежемесячно. Срок хранения табеля учета рабочего времени составляет не менее 5 лет. На предприятиях с вредным и опасным производством срок хранения составляет 75 лет – это связано с тем, что данные могут понадобится для расчета льготного стажа при выходе на пенсию.
В бераторе подробно: Хранение бухгалтерских, налоговых, кадровых документов
Что изменили в 2023 году и влияет ли это на табель?
С 2023 года изменения внесены в статьи 223 и 226 НК РФ. Все изменения касаются только НДФЛ и никак не затрагивают учет рабочего времени и порядок расчета заработной платы. Причем, в части НДФЛ изменился не порядок расчета налога, а только расчетный период, за который платится налог в бюджет, сроки его уплаты и появилась обязанность удерживать НДФЛ дважды: с аванса и итоговой выплаты зарплаты за месяц.
Итак, по НДФЛ с 1 января 2023 года изменился:
- расчетный период,
- дата признания дохода,
- сроки уплаты налога.
Расчетным периодом считается не месяц, как было раньше, а период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца.
С 2023 года:
- НДФЛ платим 28 числа каждого месяца и в оплату попадает налог, начисленный с зарплаты, выплаченной в период с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего.
- На каждую дату выплаты считаем и удерживаем НДФЛ с зарплаты: и с аванса, и с итогового расчета за месяц.
- Заработную плату в 2023 году, рассчитываем как обычно, два раза в месяц за первую половину месяца и за вторую.
В бераторе подробно: Как отразить начисление заработной платы в бухгалтерском учете
Изменений, которые повлияли бы на периодичность составления Табеля учета рабочего времени не было.
Большая часть бухгалтеров рассчитывают аванс по фактически отработанному времени. И они уже давно составляют табель дважды в месяц.
Но, есть и те, кто платит аванс в процентах от оклада или фиксированной суммой. В таком случае, как правило, табель составляют один раз в месяц. Если бухгалтерия решит с 2023 года перейти на выплату аванса по фактически отработанному времени, как того и требует ТК РФ, нужно начать формировать табель два раза в месяц. Но, это не из-за того, что произошли изменения в законодательстве. Просто рассчитать аванс по фактически отработанному времени без Табеля проблематично.
Табель учета рабочего времени, как и раньше, нужно составлять ежемесячно с первого по последнее число месяца. Но, вы если вы считаете аванс расчетным путем, за фактически отработанное время, вам нужно составлять табель 2 раза в месяц. Один раз в месяц — устроит только бухгалтерию, которая платит аванс в фиксированной сумме.
Формы табеля учета рабочего времени
Госкомстатом утверждены две формы табеля: № Т-12 и № Т-13. Их можно вести в ручном режиме или заполнять на компьютере.
Обычно форма Т-13 применяется в учреждениях и компаниях, где установлен автоматический турникет для прохода на территорию.
Форма Т-12 считается универсальной, она содержит дополнительный раздел 2, где должны быть отражены расчеты с работниками по оплате труда. Но, поскольку почти все компании ведут учет по расчетам с персоналом с бухпрограмме, этот раздел 2 остается пустым.
Коды для учета в табеле периода нахождения на работе
| Я (01) | работа в дневное время |
| Н (02) | работа в ночное время |
| РВ (03) | работа в выходные и праздники |
| С (04) | сверхурочная работа |
| ВМ (05) | работа вахтовым методом |
| К (06) | командировка |
| ПК (07) | работник на курсах повышения квалификации |
| ПМ (08) | работник на курсах повышения квалификации в другой местности |
| УВ (12) | на обучении без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы |
| ЛЧ (21) | сокращенный рабочий день по законодательству, например, для несовершеннолетних, инвалидов I или II группы |
| НС (25) | если компания по своей инициативе ввела режим неполного рабочего времени |
Коды для учета в табеле рабочего времени отпусков
Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями:
| ОТ (09) | очередной оплачиваемый отпуск |
| ОД (10) | дополнительный оплачиваемый |
| У (11) | учебный ртпуск с сохранением ЗП |
| УВ (12) | учебный без отрыва от производства (сокращенный день) |
| УД (13) | учебный без сохранения ЗП |
| Р (14) | отпуск по беременности и родам |
| ОЖ (15) | отпуск по уходу за ребенком до 3 лет |
| ДО (16) | отпуск за свой счет |
| ОЗ (17) | отпуск без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях |
| ДБ | Дополнительный без сохранения ЗП |
Коды для учета в табеле рабочего времени периодов отсутствия на рабочем месте
| В (26) | выходные и праздничные нерабочие дни |
| Б (19) | больничный с выплатой пособия |
| Т (20) | больничный без выплаты пособия |
| ПВ (22) | вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении) |
| Г (23) | неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей |
| ПР (24) | прогул без уважительных причин |
| ОВ (27) | дополнительный оплачиваемый выходной |
| НВ (28) | дополнительный неоплачиваемый выходной |
| ЗБ (29) | забастовка |
| НН (30) | невыясненная причина неявки |
| РП (31) | простой по вине работодателя |
| НП (32) | простой по не зависящим ни от кого причинам |
| ВП (33) | простой по вине работника |
| НО (34) | отстранение от работы (оплачиваемое) |
| НБ (35) | отстранение без сохранения ЗП |
| НЗ (36) | приостановка работы при задержке |
| НОД код рекомендован | нерабочие оплачиваемые дни либо «ОН» – оплачиваемый нерабочий день |