Каждый работодатель обязан вести учет рабочего времени сотрудников. От фактически отработанного времени зависят не только выплаты сотрудникам, но и расчет «зарплатных» налогов. Поэтому, важно правильно организовать ведение учета. Сделать это можно с помощью форм, утвержденных в учетной политике. Но как правило, для этого используют унифицированные табели учета рабочего времени.
Табель учета рабочего времени: какую форму выбрать
Для контроля за соблюдением сотрудниками режима работы используют табель учета использования рабочего времени:
- по форме № Т-13 – в случаях ведения учета рабочего времени на компьютере;
- по форме № Т-12 – если в одной форме работодатель совмещает не только учет рабочего времени, но и расчет зарплаты. Для этого в форме № Т-12 предназначен дополнительный раздел — «Расчет с персоналом по оплате труда». Табель по этой форме предназначен для ведения вручную.
Табели учета рабочего времени по формам № Т-12 и № Т-13 – унифицированные формы, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Однако с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, в том числе формы табеля учета рабочего времени, не являются обязательными к применению. Поэтому, вы можете вести учет рабочего времени по самостоятельно разработанным формам, которые надо утвердить в учетной политике.
При этом важно, что формы учета рабочего времени были. Поскольку обязанность ведения учета рабочего времени установлена статьей 91 Трудового Кодекса. Следовательно, за невыполнение этой обязанности могут оштрафовать. Штраф составит 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).
Условные обозначения для заполнения табеля учета рабочего времени
При заполнении табеля учета рабочего времени, применяйте условные обозначения, приведенные в унифицированной форме № Т-12. При заполнении формы № Т-13 эти обозначения также используются.
В ряде случаев вы можете использовать собственные условные обозначения, если нет необходимого обозначения, предлагаемого Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.
Например, для отражения нерабочих «президентских» дней, предоставленных в связи с распространением коронавируса. В таком случае вы можете проставить свой код:
- «НОД» – нерабочие оплачиваемые дни;
- либо «ОН» – оплачиваемый нерабочий день.
Коды, которыми в табеле отражают фактическую работу сотрудника
Дни фактической работы отражайте в табеле с помощью кодов:
- Я (01) – означает продолжительность работы в дневное время. Этот код применяется, если табель заполняют методом сплошной регистрации;
- Н (02) – проставляйте при работе в ночное время;
- РВ (03) – нужен, чтобы отразить продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни;
- С (04) – если сотрудник работает сверхурочно;
- ВМ (05) – для работы вахтовым методом.
Сокращенную продолжительность рабочего времени обозначайте кодом:
- УВ (12) – для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы;
- ЛЧ (21) – для отражения сокращенной продолжительности рабочего времени в предусмотренных законом случаях. Например, если обозначаете продолжительность работы сотрудника, которому законом установлено сокращенное рабочее время. К таким категориям работников относятся несовершеннолетние, инвалиды I или II группы.
- НС (25) – если работодатель по своей инициативе режим неполного рабочего времени.
Коды, которыми в табеле отражают отсутствие сотрудника на работе
Для того, чтобы отразить время отсутствия сотрудника на работе, в табеле учета рабочего времени предназначены следующие коды:
- К (06) – отражает время нахождения в командировки;
- ПК (07) – означает, что работник был на курсах повышения квалификации, а код ПМ (08) – что работник на курсах повышения квалификации в другой местности;
- ОТ (09) – используется для указания времени нахождения в ежегодном основном оплачиваемом отпуске, ОД (10) – в ежегодном дополнительном оплачиваемом отпуске, У (11) – в учебном отпуске с сохранением среднего заработка, УВ (12) – в учебном отпуске с сокращенным рабочим графиком и частичным сохранением среднего заработка;
- Б (19) – проставляйте, если сотрудник болел, в том числе находится на самоизоляции в связи с эпидемией коронавируса, пособие назначается, а Т (20) – если болел, но пособие не назначается;
- ДО (16) – предусмотрен для отражения времени отпуска за свой счет, ОЗ (17) – отпуска за свой счет в случаях, предусмотренных законодательством;
- Р (14) – проставляйте, если сотруднице предоставлен отпуск по беременности и родам, а ОЖ (15) – если отпуск по уходу за ребенком;
- ПР (24) – означает прогул. В табеле это обозначение указывается первоначально без указания причины, если она неизвестна.