Ошибки в расчетах пособий происходят нередко, и каждый раз при их обнаружении у бухгалтера возникает вопрос, как же исправить неточности. Аида Ибрагимова, руководитель кадровой службы КСК групп, рассказала, что делать при обнаружении ошибок, как вернуть излишне выплаченную сумму и уведомить фонды.
Ответ на вопрос о том, как вернуть излишне выплаченную сумму пособия по нетрудоспособности, беременности и родам, напрямую зависит от того, какая ошибка в расчетах была допущена. Так, неточности в расчетах можно условно разделить на две группы: счетные ошибки и ошибки, возникшие в связи с неправильным применением законодательства. Действующие правовые нормы позволяют работодателю взыскать с сотрудника излишки выплаченных пособий в случаях, когда такие переплаты возникают из-за счетных ошибок (ч. 4 ст. 15 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Но прежде чем производить какие-либо удержания, необходимо определить, точно ли ошибка является счетной.
Четкого определения такого понятия, как «счетная ошибка», в законе нет. Из анализа сложившийся практики и разъяснений государственных ведомств можно сделать вывод, что к таким неточностям в расчетах относятся арифметические ошибки, совершенные бухгалтером при подсчетах (письмо Роструда от 1 октября 2012 г. № 1286-6-1, определение Верховного суда РФ от 20 января 2012 г. № 59-В11-17). Однако необходимо учитывать, что если переплата возникла из-за того, что бухгалтер неправильно применил нормы законодательства, то это не является счетной ошибкой, а относится ко второй группе – ошибки, связанные с неправильным толкованием норм закона.
Читайте также «Ошибка в больничном приведет в суд»
ПРИМЕР. ОШИБКИ В РАСЧЕТЕ ПОСОБИЯ
Сотрудники Иванов и Петров предоставили в бухгалтерию больничные листы, количество дней нетрудоспособности у обоих по 5. Средний дневной заработок у Иванова составил 1750 рублей, у Петрова – 1900 рублей. Страховой стаж работников для оплаты больничных листов на дату начала нетрудоспособности составляет 2 года 5 месяцев 19 дней и 4 года 11 месяцев 28 дней соответственно. Бухгалтер произвела расчет пособия.
Иванову начислено 1750 руб. / 60 % × 5 дней = 14 583,33 рублей.
Петрову начислено 1900 руб. × 80 % × 5 дней = 7600 рублей.
В обоих расчетах бухгалтер допустила ошибки. Так, в случае с Ивановым была допущена арифметическая ошибка, бухгалтер вместо того, чтобы умножить 1750 рублей на 60 процентов, произвела деление и тем самым переплатила сотруднику 9333,33 рублей ((1750 руб. / 60 % × 5 дней) – (1750 руб. × 60% × 5 дней)).
А в случае с Петровым бухгалтер неправильно применила нормы законодательства: страховой стаж работника был определен на дату окончания больничного листа, поэтому его размер получился более 5 лет и процент оплаты составил 80 процентов, что является некорректным, так как страховой стаж определяется на дату страхового случая, то есть на начало болезни (п. 7 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91). А на дату начала нетрудоспособности стаж составлял 4 года 11 месяцев 28 дней, и размер оплаты должен быть равен 60 процентам (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).
Тем самым Петрову переплачено пособие в размере 1900 рублей ((1900 руб. × 80% × 5 дней) – (1900 руб. × 60% × 5 дней)).
Обратите внимание: к счетным ошибкам можно также отнести опечатки, которые были сделаны при внесении информации в программу учета, а также технические сбои в ПО, вследствие которых начисление произошло несколько раз.
Трактовка закона
Как уже было отмечено, порядок взыскания переплаты по пособиям зависит от группы ошибки: счетная или неправильное применение норм закона. Рассмотрим порядок возврата и взаимодействия с работником в обоих случаях.
Если излишки выплаченных пособий возникли вследствие неправильного применения норм действующего законодательства, как в примере с Петровым, то взыскать переплату бухгалтер может только с письменного согласия сотрудника.
Обратите внимание
Если сотрудник не согласен добровольно вернуть излишне выплаченную сумму пособия и работодатель уменьшает доход сотрудника своевольно, то такие действия будут признаны контролирующими органами неправомерными.
Порядок взаимодействия с работником в случае переплаты из-за неправильного толкования законодательства предполагает определенные этапы. Для начала нужно документально подтвердить факт переплаты пособия, необходимо составить акт о допущении ошибки в расчете. Во-вторых, нужно сообщить сотруднику о возникновении переплаты, сделать это нужно письменно. Третий этап – это получение от работника согласия на удержание переплаты, такое согласие должно быть добровольным, и оно оформляется в письменной форме, например, в виде заявления на имя руководителя компании. На последнем этапе руководство предприятия издает распоряжение об уменьшении заработной платы на размер переплаты, основанием такого приказа является письменное заявление работника. Распоряжение составляется в свободной форме за подписью руководителя компании или иного уполномоченного лица.
Если сотрудник не согласен добровольно вернуть излишне выплаченную сумму пособия и работодатель уменьшает доход сотрудника своевольно, то такие действия будут признаны контролирующими органами неправомерными.
Возврат из-за ошибки
Если излишки выплаченных пособий возникли вследствие счетной ошибки, то бухгалтер может применить нормы части 4 статьи 15 Федерального закона от 29 декабря 2006 года № 255-ФЗ. При удержании излишне выплаченной суммы необходимо учитывать следующее: суммы взысканий имеют ограничения, с каждой выплаты можно удержать не более 20 процентов; компания не вправе отказать в расторжении трудового договора работнику, по которому есть переплата, и если сотрудник уволился, то взыскать переплату можно только через суд; удержание должно быть документально оформлено, произвести его можно только с письменного согласия работника (письмо ФСС РФ от 20 августа 2007 г. № 02-13/07-7922). Если работник не согласен, то вернуть излишне выплаченную сумму пособия можно только через суд.
В случае переплаты из-за счетной ошибки необходимо зафиксировать факт получения работником большей суммы. Для этого также составляется акт, в котором фиксируется переплата из-за ошибки в расчетах, в акте также необходимо уточнить, что неправильный расчет возник из-за счетной ошибки. Далее необходимо уведомить работника о факте возникновения переплаты. Сделать это можно и устно, не обязательно составлять отдельное уведомление. После этого потребуется получить от работника заявление на удержание суммы переплаты из заработной платы. Несмотря на то, что в части 4 статьи 15 Федерального закона от 29 декабря 2006 года № 255-ФЗ нет требования о том, что в случае переплаты из-за счетной ошибки работник должен написать письменное заявление на удержание, рекомендую тем не менее такой документ получить, так как в письме ФСС РФ от 20 августа 2007 года № 02-13/07-7922 подобное требование чиновников все же содержится. И в завершение необходимо издать распоряжение об уменьшении заработной платы на размер переплаты.
Информирование фондов
Больничные и декретные пособия, выплачиваемые работникам на основании листка нетрудоспособности, уменьшают суммы страховых взносов. Поэтому проверяющие предъявят претензии, если страховые взносы будут занижены на сумму излишне выплаченного размера пособия. Отмечу, что в недавнем письме от 19 октября 2017 года № 03-15-06/68336 Минфин России указал, что сумма пособия сверх размера, который полагается по закону, относится к выплате, которая производится в рамках трудовых отношений, соответственно, эту сумму необходимо обложить страховыми взносами, причем сделать это нужно и в отношении излишне выплаченного размера пособия, которое фактически с работника не удержано. Таким образом, если возникла переплата, то необходимо: исключить сумму переплаты из базы, занижающей страховые взносы; обложить размер переплаты взносами; уплатить пени за каждый день просрочки. И уже после этого бухгалтер может корректировать отчетность. Уточненная форма подается в тех случаях, когда пособие переплачено в предыдущем отчетном периоде.
Читайте также «Изменения-2018 в больничных пособиях»