Работа, связанная с постоянными командировками, предполагает специфический правовой порядок. Когда сотрудник находится в длительных разъездах (например, курьер, выездной специалист или торговый агент), работодатель должен соблюсти установленные правила. Несоблюдение этих требований может повлечь за собой доначисление налогов со стороны налоговых органов и наложение существенного штрафа со стороны трудовой инспекции.
Что такое разъездная работа?
Работа, предполагающая разъезды, отличается от командировки и представляет собой постоянный режим, при котором работник не находится в офисе, а осуществляет перемещения между различными объектами (например, курьеры или выездные специалисты). В соответствии с разъяснениями Министерства труда, содержащимися в письмах № 14-2/ООГ-15047 и № 14-2/ООГ-14185, для такой работы характерны следующие особенности:
- поездки имеют постоянный характер;
- работник каждый день может возвращаться домой;
- условия о разъездах обязательно прописаны в трудовом договоре.
В случае нечастых выездов или если они осуществляются за территорию, согласованную заранее (например, за пределы города), такие поездки считаются самостоятельными командировками (согласно письму Роструда № 4209-ТЗВ).
Как оформить разъездную работу?
Для завершения оформления необходимо выполнить ряд этапов, которые следуют один за другим:
1. Оформление локальным нормативным актом (Положением). Работодатель обязан утвердить внутренний регламент (согласно статье 168.1 Трудового кодекса Российской Федерации), определяющий процедуру выполнения данной работы. В нем должны быть зафиксированы:
- список должностей с разъездным характером;
- порядок возмещения расходов (проезд, жилье, суточные);
- система учета рабочего времени;
- размер надбавок за такой режим.
В соответствии со статьей 68 Трудового кодекса Российской Федерации необходимо, чтобы сотрудник подписал документ, подтвердив его получение и ознакомление с содержанием).
в трудовой договор необходимо внести условие о разъездном характере работы (статья 57 Трудового кодекса РФ). Если же сотрудник уже трудоустроен, а необходимость в разъездах возникает позднее, требуется уведомить его за два месяца и заключить дополнительное соглашение (статьи 72, 74 Трудового кодекса РФ).
В договоре также прописывают:
- график;
- учет времени в пути;
- компенсацию расходов и надбавку к зарплате (ст. 129, 149 ТК РФ).
Налоги и выплаты в 2026 году
В случае командировки сотруднику предусмотрены две разновидности компенсационных выплат:
- В соответствии со статьями 217 и 422 Налогового кодекса Российской Федерации, зарплата и все включенные в нее надбавки (оклад и компенсация за выездные работы) подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами согласно установленным правилам).
- Выплаты на компенсацию расходов, таких как проезд, проживание и суточные, не включаются в доход сотрудника при условии, что они были произведены в целях, связанных с деятельностью работодателя. Однако, существуют определенные особенности, касающиеся их налогообложения:
- суточные — это деньги, которые можно тратить без отчета. Для них действуют лимиты для освобождения от налогов. Освобождены от налогообложения выплаты до 700 руб. в день при командировках по России и до 3500 руб. в день при командировках за границу. Всё, что выплачено сверх этих лимитов, считается доходом сотрудника и облагается НДФЛ и взносами;
- другие расходы (билеты, гостиница). Компенсируются полностью по чекам и не облагаются налогами при наличии подтверждающих документов (авансовый отчет, чеки, маршрутные листы).
Штрафы за неправильное оформление
В случае отсутствия в договоре указания на разъездной характер работы, а если сотрудник регулярно находится в служебных поездках, налоговый орган может переквалифицировать это в командировки. Это может повлечь за собой:
- неправильный расчет зарплаты (вместо оклада придется платить средний заработок);
- штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ. За первое нарушение:
- от 1 тыс. руб. до 5 тыс. руб. для ИП и должностных лиц;
- от 30 тыс. руб. до 50 тыс. руб. для организаций.
За повторное:
- от 10 до 20 тыс. руб. для ИП;
- от 10 до 20 тыс. руб. с дисквалификацией на срок от года до трех лет для должностного лица;
- от 50 до 70 тыс. руб. или дисквалификация директора.