Как установить правила работы в чатах и с электронной почтой

Общение с клиентами через мессенджеры, рассылка счетов и презентаций по электронной почте — сегодня норма. Правила работы с электронными сервисами лучше всего прописать в Правилах внутреннего трудового распорядка и, или в должностных инструкциях. Это систематизирует работу сотрудников и уменьшит число конфликтных ситуаций в случае несвоевременного исполнения рабочих заданий.

Компания, которая стремится оптимизировать рабочие процессы, вправе в Правилах внутреннего трудового распорядка включить пункты, обязывающие работников с определенными временными промежутками просматривать корпоративную электронную почту и отвечать на письма, находится в режиме онлайн в чатах мессенджеров и отвечать запросы клиентов и коллег.

Правила работы с корпоративной почтой и мессенджерами могут быть разработаны и утверждены, как для всех работников компании, так и для отдельных групп или отдельных подразделений, например, для бухгалтерии.

Проще всего, разработать общие правила, в для работников бухгалтерии, прописать свои отдельные ограничения, поскольку именно они имеют доступ к финансовой информации, отчетам компании и персональным данным работников. В небольшой компании, все ограничения можно вписать в общие правила.

Часть 2 статьи 21 ТК РФ, налагает на работников требование добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором.

Новости СМИ2

В трудовой договор, как правило, включают пункты:

соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные в компании;
соблюдать трудовую дисциплину;
выполнять установленные нормы труда.

Правила работы с электронной почтой и мессенджерами, лучше всего, включить во внутренний трудовой распорядок. Он регламентирует порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и так далее.

Если работу с электронными средствами связи прописать в должностной инструкции: во-первых, нужно «держать под контролем» актуальность всех инструкций, во-вторых, если нужно внести корректировки, придется править несколько документов, почти все должностные инструкции. Ведь мало кто из работников не получает рабочие сообщения через мессенджеры или по электронной почте.

Если работа с электронными сообщениями в почте и в мессенджере, прописана в Правилах внутреннего трудового распорядка, вносить правки будет значительно проще. А, если они не меняют существенных условий труда, их даже не нужно согласовывать с работниками письменно. Достаточно, ознакомить под роспись.

Типовые формулировки о работе с электронной почтой и мессенджерами

Работа с корпоративной электронной почтой

Правила работы с электронной почтой, как в общем и все другие, зависят от специфики компании и пожеланий руководителя. Дополнительно, когда речь идет об электронных средствах общения, учитывается мнение сисадминов, менеджеров по информационной безопасности.

Как правило, в описания включают следующие пункты:

Работник ООО обязан использовать индивидуальный адрес корпоративной почты для осуществления своих трудовых обязанностей, с целью ведения электронной переписки (отправки и получения электронной почты) с внутренними и внешними корреспондентами.
Доступ к корпоративной электронной почте создается в течение одного дня после приема на работу.
Доступ к корпоративной электронной почте отключается в день увольнения работника.
Работник получает адрес корпоративной почты и данные для регистрации уведомлением от системного администратора ООО.
Работнику запрещено передавать третьим лицам логины, пароли своей корпоративной почты.
При работе с корпоративной электронной почтой работникам рекомендуется:

при подготовке писем указывать тему, соответствующую содержанию письма;
если к письму прилагаются файлы-вложения, указывать на их наличие в основном тексте письма;
в конце письма размещать следующую информацию: наименование структурного подразделения, должность, фамилию, имя, отчество, рабочий телефон.
выполнять настройку систем фильтрации электронной почты, контролировать содержимое папки «Нежелательная почта» на предмет наличия писем, ошибочно отнесенных в эту папку.

Работник обязан проверять входящие сообщения на корпоративную почту в течение рабочего дня каждый час. Первый просмотр с 9.00 – начало рабочего дня, последний – в 18.00 – окончание рабочего дня.
Работник обязан отвечать на сообщения, поступившие по электронной почте ООО: клиентам компании в течение 30 минут, работникам ООО в течение 1 часа.
Работникам запрещается:

использовать корпоративную почту для целей, не связанных с исполнением трудовых обязанностей;
рассылать письма, содержащие финансовую отчетную информацию, персональные данные, материалы, использование которых нарушает права на результаты интеллектуальной деятельности;
рассылать файлы или программы, предназначенные для нарушения, уничтожения либо ограничения функциональности любого компьютерного или телекоммуникационного оборудования;
использовать адрес корпоративной почты для оформления подписок на почтовые рассылки, в целях, не связанных с трудовыми обязанностями;
осуществлять массовые рассылки внешним корреспондентам.

Работа с корпоративным чатом компании

Программное обеспечение для корпоративного чата может быть как специально разработанным, так и общеизвестным: Whatsapp, Telegram, Viber, ICQ. Только гоструктурам и банкам запрещены мессенджеры, разработанные недружественными РФ странами.

Правила работы с чатами зависят от того, созданы они для внутреннего общения работников компании или применяются для общения с клиентами. Это сильно меняет все обязательные формулировки: от времени ответа, до продолжительности рабочего дня и правил рассылки тех или иных файлов и программ.

Сообщения в мессенджере могут быть:

персональными, конкретно для каждого,
групповыми, для всех или нескольких работников (создаются групповые чаты).

Это также нужно учитывать при разработке правил.

Типичные формулировки, которые обязательны:

Корпоративный чат ООО ведется в мессенджере ХХХХ и используется для исполнения трудовых обязанностей:

рассылки работникам ООО рабочей информации;
проведения дистанционных совещаний и конференций;
звонков для обсуждения рабочих задач;
оперативного консультирования клиентов и партнеров;
другие, в зависимости от деятельности компании.

Для общения в корпоративном чате работник использует личный телефон (либо корпоративный – если компания их выдает).
Доступ к корпоративному чату предоставляется в течение одного дня после приема на работу и отключается в день увольнения работника.
Работник обязан находится в корпоративном чате мессенджера ХХ в режиме онлайн в течение всего рабочего дня: понедельник-пятница с 9.00 до 18.00, исключая перерыв на обед – 1 час.
Работник обязан отвечать на сообщения, поступившие в чат компании ООО в мессенджере ХХ: клиентам компании в течение 15 минут, работникам ООО в течение 30 минут.
В корпоративном чате разрешено рассылать:

письменные сообщения по решению текущих рабочих задач;
планы и отчеты подразделений, внутренние рабочие документы по согласованию действий подразделений, менеджеров;
рекомендацию по исполнению трудовых функций;
сообщения о начале и окончании отпусков;
фото и видео, ссылки на рабочую информацию, корпоративные сайты и сайты партнеров;
другое, в зависимости от деятельности компании.

В корпоративном чате запрещено обсуждать темы, не связанные с исполнением трудовых обязанностей, отправлять:

документы, содержащие коммерческую тайну;
персональные данные свои и других работников;
личные документы и фото;
фото, видео и т.п., не связанные с исполнением трудовых обязанностей;
оправлять заявления об увольнении, предоставлении отпуска и т.п. (эти документы должны быть поданы на бумаге с личной подписью);
другие, в зависимости от рода деятельности компании и пожеланий руководителя компании и технической службы.

Читать оригинал