Расходы на покупку трудовых книжек считаются экономически обоснованными и оправданными, они уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.
В соответствии со статьями 66 и 66.1 ТК РФ работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, для которого работа в компании является основной.
Сотрудникам, впервые принятым на работу после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не оформляется, все сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном формате.
Бумажные трудовые книжки сохраняются только у тех, кто не перешел на электронный формат. И таким работникам может понадобится новая трудовая с связи с порчей или утерей либо вкладыш, если все страницы бумажной трудовой окажутся заполненными.
Минфин России в письме от 15.08.2022 г. № 03-03-06/3/79208 разъяснил, как учитывать расходы на покупку трудовых книжек и доходы в виде платы за них, поступившей от работников.
Как учесть расходы на покупку трудовых книжек в налоговой базе по прибыли
Затраты на покупку бланков трудовых книжек и вкладышей соответствуют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ и учитываются в налоговой базе по прибыли.
Затраты организации на покупку бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) учитываются в налоговой базе по прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, согласно подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Когда организация взимает с работника плату за бланк трудовой книжки или вкладыша, у нее возникает доход по налогу на прибыль.
Доходы, возникающие при выдаче бланков, учитываются в составе внереализационных в соответствии со ст. 250 Налогового кодекса (письма Минфина России от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818, от 26.09.2007 № 07-05-06/242).
Перечень доходов, не облагаемых налогом на прибыль установлен в статье 251 НК РФ. Оплата работниками бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) в статье 251 не поименована. Поэтому доходы в виде указанной платы подлежат учету для целей налога на прибыль в общем порядке.
При этом, если работодатель в последствии возмещает за счет работников затраты за купленные им бланки трудовых книжек в размере стоимости их приобретения, налогооблагаемой прибыли не возникает.
НДС при покупке трудовых книжек и их выдаче работникам
Организация вправе принять к вычету НДС, предъявленный продавцом бланков трудовых книжек. Для вычета нужна счета-фактура.
Выдача работникам бланков трудовых книжек (вкладышей) признается реализацией и облагается НДС согласно п. 1 ст. 39 НК РФ.
При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша организация получат с него оплату в размере понесенных затрат на покупку. Эта плата определяется за вычетом НДС, предъявленного организации согласно п. 1 ст. 170 НК РФ.
НДС при этом предъявляется работникам дополнительно к цене этих бланков (п. 1 ст. 168 Налогового кодекса РФ).
Если трудовые книжки выдаются безвозмездно
Если компания выдает трудовые книжки безвозмездно, расходы на их покупку, нельзя учесть в расходах налоговой базы по прибыли (Письмо Минфина России от 08.07.2019 № 03-03-06/3/50014). Пунктом 16 ст. 270 НК РФ предусмотрено, стоимость безвозмездно переданного имущества не учитывается в расходах.
Есть вариант, попробовать учесть расходы. Но, он может вызвать спор с налоговой. Если обязанность выдавать трудовые книжки организация пропишет в трудовом договоре, тогда появится основание признать расходы в соответствии с п. 25 ч. 2 ст. 255 НК РФ, другие расходы, предусмотренные трудовым договором.
Бухгалтерский учет покупки и выдачи трудовых книжек
В бухгалтерском учете покупку трудовых книжек отражают проводками:
- Дебет 91-2 Кредит 60 – отражена стоимость бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
- Дебет 19 Кредит 60 – отражен НДС, предъявленный при приобретении бланков;
- Дебет 68 Кредит 19 – НДС, предъявленный при приобретении бланков, принят к вычету;
- Дебет 60 Кредит 51 – оплачена стоимость бланков;
- Дебет 006 – оприходованы бланки трудовых книжек и вкладышей в них;
- Кредит 006 – списана стоимость бланка, выданного работнику;
- Дебет 91-2 Кредит 68 – начислен НДС со стоимости бланка, выданного работнику;
- Дебет 73 Кредит 91-1 – признан доход в виде платы, взимаемой при передаче бланка работнику.
Если плата за выдачу бланка трудовой книжки удерживается из зарплаты работника, бухгалтер делает проводку:
- Дебет 70 Кредит 73 – удержана плата за бланк трудовой книжки и вкладыша в нее.