Командировка может быть отменена в любой момент и по любой причине. Если командировка отменена по вине работника, потраченные деньги, не подлежащие возврату, не стоит учитывать в составе командировочных расходов при расчете налогооблагаемой базы по прибыли.
Прямого запрета в законодательстве на списание таких убытков нет. Поэтому, можно попытаться включить эти затраты в расход при расчете налоговой базы по прибыли и обосновать их. Но, нужно иметь в виду, что эти расходы могут вызвать претензии со стороны налоговиков.
Свою позицию по этому вопросу чиновники изложили в письме Минфина России от 03.07.2020 N 03-03-06/1/57735. Их позиция, как обычно, «скользкая», прямого ответа на вопрос можно ли включать убытки от несостоявшейся командировки в расходы, — нет.
Минфиновцы разрешают включать в расходы по налогу на прибыль все расходы, которые документально подтверждены и экономически обоснованы, а также не включены в перечень неучитываемых расходов.
Если командировку отменили
Как считают в Минфине, если командировка отменена, компания вправе учитывать понесенные невозмещаемые расходы при расчете налогооблагаемой базы по прибыли, если эти расходы:
- соответствуют критериям, указанным в п.1 ст. 252 НК РФ,
- расходы не поименованы в статье 270 НК РФ.
Позиция Минфина отражена в Письме от 03.07.2020 N 03-03-06/1/57735.
Расходы нужно обосновывать и подтверждать
Согласно п.1 ст. 252 НК РФ все расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены.
Каждый расход должен быть подтвержден документом, оформленными в соответствии с требованиями законодательства либо правилами делового документооборота, если речь идет о документах иностранного государства.
Командировочные расходы подтверждаются: таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе и так далее.
Убытки, полученные в результате деятельности компании, могут быть отнесены к внереализационным расходам согласно п.2 ст.265 НК РФ.
В статье 270 НК РФ приведены расходы, не учитываемые в целях налогообложения. Убытков от несостоявшейся командировки в перечне расходов нет. Но есть «резиновый» пункт 49 – «иные расходы, не соответствующие критериям, указанным в пункте 1 статьи 252».