Как учесть компенсацию удаленщику за поездки на личном авто по служебным делам

Организация выплачивает дистанционным работникам компенсации за использование личного автомобиля для поездок в служебных целях. Сможет ли она учесть расходы по выплате компенсации при расчете налога на прибыль?

Особенности выплаты компенсации за использование личного транспорта для служебных поездок

Если трудовая функция дистанционного работника связана со служебными поездками в пределах одного или нескольких населенных пунктов и при этом работник имеет возможность возвращаться ежедневно домой, то установление ему разъездного характера работы не противоречит трудовому законодательству.

Для служебных поездок сотрудник может использовать, в том числе, личный автомобиль. В таком случае работодатель обязан выплатить компенсацию сотруднику за использование в служебных целях его личного имущества.

Выплата компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях возможна при соблюдении следующих условий:

• сотрудник использует транспортное средство в интересах работодателя;
• работодатель знает об использовании сотрудником личного имущества в служебных целях и согласен на это;
• размер компенсации установлен соглашением между сотрудником и работодателем, заключенным в письменной форме.

Соглашение об использовании личного автомобиля в интересах работодателя может быть достигнуто как при заключении трудового договора, так и позднее – путем оформления дополнительного соглашения к нему. Но без этого соглашения у обоих сторон трудового договора возникнут проблемы: работник не сможет рассчитывать на получение компенсации, работодатель не сможет ее документально подтвердить в целях учета по налогу на прибыль.

Учет компенсации удаленщику за поездки на личном авто по служебным делам

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Нормы расходов на выплату компенсаций за использование личных автомобилей составляют:

• для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно – 1 200 рублей в месяц;
• для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 1 500 рублей в месяц.

На дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции дистанционно распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 Трудового кодекса (ч. 4 ст. 312.1 Трудового кодекса).

Дистанционному работнику предусмотрены выплаты в виде:

• компенсации за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
• возмещения расходов, связанных с использованием оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
• возмещения других расходов, связанных с выполнением трудовой функции дистанционно.

Таким образом, перечень компенсирующих выплат дистанционному работнику открыт. Законодательство не запрещает возмещать удаленщику и другие расходы, если они связаны с выполнением им своей работы. Поэтому, по нашему мнению, организация может компенсировать дистанционному работнику, в том числе, расходы за использование личного автомобиля в служебных целях.

Конкретный порядок выплаты дистанционным работникам указанных компенсации и возмещения расходов определяется локальным нормативным актом работодателя.

При этом к компенсации могут быть отнесены только выплаты, связанные с исполнением работниками трудовых обязанностей. Размер возмещения должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности.

Поэтому, организация должна располагать копиями документов, которые подтвердят факт приобретения в собственность или нахождение в аренде имущества, так и расходы, понесенные работником при его использовании в служебных целях. На это обратил внимание Минфин в письме от 21.07.2021 г. № 03-03-06/1/58342. В связи с этим, выплачивать компенсацию за поездки на личном транспорте за то время, когда сотрудник его не использовал, неправомерно.

Читать оригинал