Предоставляя сотруднику трудовую книжку, нужно получить от него расписку. Это позволит освободить компанию от ответственности в случае потери или повреждения трудовой книжки со стороны сотрудника.
Хранение и выдача трудовой книжки.
Работодатель обязан гарантировать сохранность трудовых книжек. Хранят их обычно в защищённых местах: металлических шкафах, сейфах или отдельных комнатах с ограниченным доступом.
Выдачу трудовых книжек работникам можно осуществлять только в определённых случаях, установленных законодательством. Подробное регулирование таких ситуаций содержится в статье 62 Трудового кодекса Российской Федерации и Постановлении Правительства РФ № 225.
- Работник может получить оригинал трудовой книжки при предъявлении письменного заявления по вопросам обязательного социального страхования, например, при оформлении пенсии.
- В последний рабочий день сотруднику выдаётся трудовая книжка. Какие документы выдаются работнику при увольнении в оригинале, а какие — в копии?
- После перехода на электронную трудовую книжку работнику предоставляют бумажный вариант для хранения при выборе им электронного формата.
В остальных случаях работодатель обязан выдать не оригинал, а… копию трудовой книжки, заверенную Подписью руководителя и оттиском печати предприятия.
Расписка о получении трудовой книжки
Даже если закон не обязывает оформлять расписку при выдаче трудовой книжки, практический опыт показывает её важность. Такой документ снимает с работодателя и кадровика ответственность в случае утери или повреждения книжки работником. Расписка подтверждает факт легальной передачи документа сотруднику.
Порядок записи в журнал учета трудовых книжек
Форма составления расписания о приёме трудового досье.
Рассказ о создании расписки написан в свободном стиле, но есть общие советы по её содержанию и оформлению.
- Письменный вид расписки предпочтителен по сравнению с печатным, так как при возникновении разногласий возможно проведение сравнительного анализа подписи сотрудника.
- Информация, содержащаяся в расписке.
- Полное наименование и адрес организации.
- Дата составления расписки.
- Фамилия, имя, отчество работника, получившего трудовую книжку, а также персональные данные из паспорта, место жительства по регистрации и контакты.
- Информация из трудовой книжки — номер, серия и другие характеристики.
- Назначение выдачи трудовой книжки работнику.
- Подпись исполнителя документа, идентичная записи в его удостоверении личности.
- Подпись работника, выдающего трудовую книжку.
- Оригинал расписки и копия трудовой книжки хранятся в личном деле сотрудника.
Отказ от составления расписки
Сотрудник может отказаться от написания расписки, особенно при выходе из организации. Отказа не приводят к юридическим последствиям, поскольку составление расписки добровольное и не регламентируется законами.
Выдача трудовой книжки наследникам усопшего работника.
В случае смерти работника трудовую книжку могут получить его близкие родственники. По статье 14 Трудового кодекса Российской Федерации право на получение трудовой книжки умершего принадлежат указанные ниже родственники:
- Супруг/супруга.
- Родители.
- Дети (включая усыновленных).
- Близкие родственники, даже если родство с одним из родителей.
- Дедушки и бабушки, внуки.
В данном случае составление расписки проводится подобно стандартной процедуре, но с учётом нюансов передачи документа родственнику. В ней обязательно указывают фамилию, имя и отчество получателя, паспортные данные и адрес прописки, где проживает этот человек.
Образец расписки о вручении трудовой книжки.
РАСПИСКА
работника о получении трудовой книжки
Я, ФИО, __.__._____ года рождения, паспорт серия ____ N _________, выданный _____________________________________________________________________________, зарегистрирован по адресу: _______________________________________________, получила от ООО «______________________» трудовую книжку (серия ТК-V N 987654321) для предоставления в Социальный фонд для перерасчета пенсии.
Соглашаюсь доставить трудовую книжку, полученную от бывшего работодателя, в ООО «_____________» не позже чем через три рабочих дня.
Дата
Автор. Е. Грицак