При увольнении работника работодатель обязан выплатить денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска. Однако компенсацию за неиспользованный отпуск выплачивают не только когда работник увольняется. Рассмотрим подробно все нюансы предоставления и расчеты такой компенсации.
Кому положена компенсация за неиспользованный отпуск?
Денежную компенсацию за неиспользованный отпуск выплачивают:
- при увольнении (ст. 127 ТК РФ);
- по письменному заявлению работника за ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ).
То есть, получить ее могут те сотрудники, которые имеют право на:
- дополнительный отпуск (помимо основного отпуска – 28 календарных дней);
- удлиненный отпуск.
Трудовой кодекс запрещает не предоставлять отпуск в течение двух лет подряд. Компенсация минимального ежегодного оплачиваемого отпуска (28 дн.) также незаконна. Поэтому важно следить за ежегодным оформлением графиком отпусков. Иначе у трудовых инспекторов будет повод вас оштрафовать.
Замена отпуска денежной компенсацией не допускается:
- беременным женщинам;
- работникам моложе 18 лет;
- работникам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными или опасными условиями труда.
Расчет компенсации за неиспользованный отпуск
Для размера компенсации за неиспользованный отпуск необходимо сначала определить его средний заработок. Средний дневной заработок рассчитывают так же, как и при оплате «обычного» отпуска.
Формула для расчета среднедневного заработка
Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 (или другое количество месяцев расчетного периода) и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней) (ст. 139 ТК РФ).
Чтобы рассчитать средний дневной заработок, необходимо определить:
- расчетный период;
- сумму выплат, которую получил работник в расчетном периоде.
Общая формул для расчета среднего дневного заработка (СДЗ) выглядит так:
| СДЗ | = | ЗП | ÷ | (12 | × | 29,3) |
где:
- ЗП – сумма зарплаты, полученной отпускником в расчетном периоде;
- 12 – количество месяцев в году;
- 29,3 – среднее число дней, приходящихся на один рабочий месяц, принимаемое при расчете отпускных.
Это общий случай, когда работник полностью отработал весь расчетный период.
Определив средний дневной заработок, нужно выяснить, сколько дней отпуска положено сотруднику за отработанный период.
Почему важен рабочий год?
Чтобы понять, имеет право сотрудник на отпуск или нет, нужно посчитать его стаж работы.
Правила об отпусках (утв. НКТ СССР 30 апреля 1930 года № 169), действующие в настоящее время в части, не противоречащей Трудовому кодексу, предусматривают, что отпуск можно предоставлять и до наступления права на него, то есть авансом.
Более того, в течение года работник может сходить в два очередных отпуска, поскольку для определения права на отпуск рассматривается не календарный, а рабочий год.
Так, есть понятие «рабочий год». Он у каждого работника индивидуальный и исчисляется со дня поступления на работу.
Пример. Как определить рабочий год
Работник устроился на работу 1 марта 2020 года. Его первый рабочий год у этого работодателя продолжается с даты поступления на работу по 28 февраля 2021 года.
Со 2 по 18 июня работник болел. Он представил листок нетрудоспособности на 17 календарных дней. Период временной нетрудоспособности при расчете трудового стажа, дающего право на очередной отпуск, учитывается.
С 1 по 25 августа по семейным обстоятельствам был предоставлен отпуск за свой счет на 25 календарных дней. Такой отпуск входит в трудовой стаж, необходимый для расчета очередного отпуска, в количестве не более 14 календарных дней.
На количество календарных дней отпуска без сохранения содержания, превышающее 14 дней, удлиняется рабочий год сотрудника. В данном случае это количество равно 11 дням (25 дн. – 14 дн.).
Таким образом, первый рабочий год работника закончится 11 марта 2021 года. С этой даты он получает право на очередной ежегодный оплачиваемый отпуск в очередном расчетном году.
Если рабочий год полностью не отработан, то дни отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам. При этом излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца.
Как определить количество дней отпуска?
Количество дней неиспользованного отпуска зависит от причины выплаты компенсации за неиспользованный отпуск: увольнение работника или замена денежной компенсацией дней отпуска, превышающих 28 календарных дней.
Общая методика по расчету количества положенных дней отпуска состоит в том, что за один полностью отработанный месяц обычному работнику начисляется 2,33 дня основного оплачиваемого отпуска (28 дн. : 12 мес.).
Если по закону работнику полагается больше 28 дней отпуска в году, за месяц будет начисляться больше дней.
Формула такая:
| Дни отпуска, начисленные за месяц | = | Дни положенного по закону работнику отпуска | ÷ | 12 месяцев |
Пример. Как рассчитать количество дней неиспользованного отпуска при увольнении
Работник отработал 12 месяцев в 2020 году и 3 месяца в 2021 году. 1 апреля 2021 года он уволился.
Он имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск – 32 календарных дней. При этом ни в прошлом, ни в текущем году, он в отпуске не был.
Количество дней неиспользованного отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, составит:
- за 2020 год – 32 дней;
- за 2021 год – 8 дней (32 дн. : 12 мес. × З мес.).
Общее количество дней неиспользованного отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, составит:
| 32 дн. | + | 8 дн. | = | 40 дн. |
Как рассчитать сумму компенсации за неиспользованный отпуск?
Сумму компенсации определите по следующей формуле:
| Сумма компенсации | = | Средний заработок | × | Количество дней компенсации |
Пример. Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск в 2021 году
Работник написал заявление об увольнении 14 января 2021 года. К моменту увольнения стаж работника составил 1 год 7 месяцев. За весь период работы сотрудник отдыхал только 14 дней.
За каждый год работнику полагается 28 календарных дней отпуска. Выплаты за предшествующие 12 месяцев, включаемые в расчет, - 700 000 руб. Допустим, расчетный период отработан полностью.
За полный год работнику полагается 28 дней отпуска. За 7 месяцев – 16,33 дн. (28 : 12 × 7). Всего 44,33 дней. Работник использовал 14 дней отпуска. Значит, компенсация полагается за 30,33 дней (44,33 - 14).
Среднедневной заработок для компенсации составит 1 990,90 руб. (700 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн.). Сумма компенсации – 60 384 руб. (1 990,90 руб. х 30,33 дн.).
Обратите внимание: компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении облагают налогом на доходы физических лиц, взносами на ОПС, ОСС, ОМС и взносами «по травме» в обычном порядке (п. 3 ст. 217 НК РФ, ст. 422 НК РФ), пп. 2 п.1 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).