Дни неиспользованного отпуска могут быть компенсированы работнику. О расчете компенсации, выплачиваемой как взамен дней отпуска, превышающих 28 календарных дней, так и при увольнении работника, поговорим в статье.
Для расчета компенсации за неиспользованный отпуск, выплачиваемой как взамен дней отпуска, превышающих 28 календарных дней, так и при увольнении работника, необходимо определить его средний заработок (ст. 114 и часть 4 ст. 139 ТК РФ). Средний заработок исчисляют с учетом особенностей, которые приведены в Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 (далее — Положение).
При расчете суммы компенсации последовательно определяют:
- расчетный период для исчисления среднего заработка;
- сумму учитываемых в расчете среднего заработка выплат;
- средний дневной заработок работника;
- количество дней отпуска, за которые положена компенсация.
Сумма компенсации за неиспользованный отпуск равна произведению среднего дневного заработка работника на количество дней отпуска, за которые положена компенсация.
Определение продолжительности расчетного периода
Продолжительность расчетного периода для исчисления компенсации за неиспользованный отпуск, как правило, составляет 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором:
- должна быть выплачена компенсация за неиспользованный отпуск в случае увольнения работника;
- работник написал заявление о замене неиспользованных дней отпуска, превышающих 28 календарных дней за каждый год.
Календарным месяцем следует считать месяц с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале 28-е (29-е) число включительно). Основание — пункт 4 Положения, статья 139 Трудового кодекса.
Компенсация за неиспользованный отпуск выдается:
- в день увольнения, если с работником прекращаются трудовые отношения (140 ТК РФ);
- как правило, в день выдачи заработной платы, если трудовые отношения с работником не прекращаются. Отметим, что сроки выплаты компенсации организация и сотрудник должны определить по договоренности между собой. Ведь в законодательстве не установлено четких сроков для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, не связанной с увольнением, и замена отпуска денежной компенсацией не является обязательной для организации (ст. 126 ТК РФ, абз. 7 письма Минтруда России от 25 апреля 2002 г. № 966-10).
Пример 1
Офис-менеджер Л.И. Антипова работает в ООО «Надежда» с 1 февраля 2008 года. В июне 2011 года она написала заявление о замене неиспользованного дополнительного отпуска за 2010 год денежной компенсацией. В этом же месяце руководитель ООО «Надежда» издал приказ о замене части отпуска денежной компенсацией, что послужило основанием для ее расчета и выплаты.
В этом случае расчетным периодом для исчисления компенсации будет время с 1 июня 2010 года по 31 мая 2011 года.
Продолжительность расчетного периода определяют с первого дня работы сотрудника и до последнего числа месяца, предшествующего месяцу, в котором должна быть произведена выплата компенсации, если указанный сотрудник проработал в организации менее 12 календарных месяцев. Это следует из пункта 4 Положения, статьи 139 Трудового кодекса.
Согласно пункту 5 Положения, из расчетного периода следует исключить время, а также начисленные за это время суммы, например, когда работник:
- получал средний заработок в соответствии с законодательством (за исключением перерывов для кормления ребенка), например, за время нахождения в оплачиваемом отпуске или командировке;
- получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
- был в отпуске без сохранения заработной платы.
Допустим, расчетный период полностью состоит из времени, которое следует исключить, или работник не имел за расчетный период (или за период, превышающий расчетный) фактически отработанных дней (фактически начисленной заработной платы). В этом случае при расчете среднего заработка необходимо учесть предшествующий период времени, равный расчетному периоду. Основание — пункт 6 Положения. Если же в предшествующем периоде сотрудник не имел фактически отработанных дней (фактически начисленной заработной платы), то для исчисления среднего заработка в качестве расчетного периода принимают дни, отработанные в месяце, когда начался отпуск, до даты его начала. То есть средний заработок определяют исходя из размера заработной платы, фактически начисленной за фактически отработанные работником дни в месяце, в котором должна быть произведена выплата компенсации. Об этом говорится в пункте 7 Положения.
Пример 2
Воспользуемся данными примера 1.
Предположим, офис-менеджер Л.И. Антипова с 1 июня по 8 сентября 2010 года находилась в отпуске по беременности и родам. А с 9 сентября 2010 года по 9 февраля 2012 года она оформила отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет.
Как видим, расчетный период (с 1 июня 2010 года по 31 мая 2011 года) полностью состоит из времени, которое нужно исключить для исчисления компенсации Антиповой. Поэтому бухгалтер ООО «Надежда» взял период с 1 июня 2009 года по 31 мая 2010 года.
Обратите внимание, что в коллективном договоре, локальном нормативном акте организация может предусмотреть иные расчетные периоды, если это не ухудшает положение работников (часть 6 ст. 139 ТК РФ).
Определение суммы учитываемых выплат
Для расчета среднего заработка следует учитывать все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые работодателем. При этом источники выплат не имеют значения (п. 2 Положения). К таким выплатам относятся, в частности:
- заработная плата;
- премии и вознаграждения;
- выплаты, связанные с условиями труда и режимом работы (коэффициенты и процентные надбавки к заработной плате, доплаты за работу с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни).
Для расчета среднего заработка не учитывают выплаты социального характера и иные выплаты, которые не относятся к оплате труда (например, материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха). Основание — пункт 3 Положения.
При исчислении среднего заработка исключают также начисленные за расчетный период суммы, указанные в пункте 5 Положения.
Расчет среднего дневного заработка
Средний дневной заработок определяют разными способами, в зависимости от того, полностью или нет, отработан расчетный период.
Расчетный период отработан полностью
В этом случае средний дневной заработок определяют, согласно статье 139 Трудового кодекса и абзацу 1 пункта 10 Положения, по формуле:
|
Средний дневной заработок |
= |
Сумма учитываемых выплат |
: |
12 мес. |
: |
Среднемесячное число календарных дней (29,4 дн./мес.) |
Расчетный период отработан не полностью
В такой ситуации, согласно абзацам 2 и 3 пункта 10 Положения, целесообразно сначала определить количество календарных дней в календарном месяце расчетного периода, отработанном не полностью:
|
Количество календарных дней в неполном календарном месяце |
= |
Среднемесячное число календарных дней (29,4 дн./мес.) |
: |
Количество календарных дней месяца |
х |
Количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное работником в данном месяце |
Допустим, работник не полностью отработал в расчетном периоде несколько календарных месяцев. Количество календарных дней в не полностью отработанных календарных месяцах равно сумме календарных дней в каждом из таких месяцев.
Средний дневной заработок рассчитывают по следующей формуле:
|
Средний дневной заработок |
= |
Сумма учитываемых выплат |
: |
( |
Среднемесячное число календарных дней (29,4 дн./мес.) |
х |
Количество полных календарных месяцев |
+ |
Количество календарных дней в неполных календарных месяцах |
) |
Определение количества дней отпуска
Количество дней неиспользованного отпуска определяется по-разному, в зависимости от причины выплаты компенсации за неиспользованный отпуск: увольнение работника или замена денежной компенсацией дней отпуска, превышающих 28 календарных дней.
Компенсация отпуска не связана с увольнением работника
Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, как правило, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Организация может предоставлять своим работникам как основные, так и дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска. При этом общая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска складывается из ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска. Об этом говорится в статье 120 Трудового кодекса.
Согласно статье 126 кодекса, денежной компенсацией может быть заменена по письменному заявлению работника часть ежегодного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 календарных дней.
Пример 3
Кондитеру ЗАО «Эриола» Е.Н. Масловой положен ежегодный отпуск общей продолжительностью 35 календарных дней. Из них:
- 28 дней — основного отпуска;
- 7 дней — дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день.
В 2010 году она использовала только 30 дней ежегодного отпуска.
В мае 2011 года Маслова написала заявление о замене 5 дней неиспользованного в 2010 году отпуска (35 дн. – 30 дн.) денежной компенсацией.
В этом же месяце бухгалтер ЗАО «Эриола» начислил и выплатил ей компенсацию.
При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части (часть 2 ст. 126 ТК РФ).
Пример 4
Шеф-повару ЗАО «Эриола» Р.П. Любимовой полагается основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 32 календарных дня. В 2009 году работница использовала только 21 календарный день, а в 2010 году — всего лишь 14 календарных дней.
В 2011 году Любимова подала заявление о компенсации ей неиспользованных дней отпуска за 2009 и 2010 годы в денежной форме.
Количество календарных дней, превышающих общую норму основного оплачиваемого отпуска за каждый год, в нашем примере составляет 4 календарных дня (32 – 28). Поэтому денежная компенсация за 2009 и 2010 годы может быть ей выплачена только за 8 календарных дней (4 дн. х 2).
Остальные 18 календарных дней (28 – 24 + 28 – 14) Любимова должна отгулять.
Обратите внимание: частью 3 статьи 126 Трудового кодекса запрещена замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков следующим лицам:
- беременным женщинам;
- работникам в возрасте до 18 лет.
Сотрудникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях не допускается заменять денежной компенсацией ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.
За все неиспользованные отпуска денежная компенсация выплачивается работнику при его увольнении (часть 1 ст. 127 ТК РФ).
Однако есть лица, кому компенсация за неиспользованные отпуска не положена даже при увольнении:
- сотрудникам, проработавшим в организации по трудовым договорам менее половины месяца. Основание — статья 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, которые утверждены НКТ СССР от 30 апреля 1930 г. № 169 (далее — Правила об отпусках), письмо Роструда от 8 июня 2007 г. № 1920-6;
- исполнителям по гражданско-правовым договорам (ст. 11 ТК РФ).
Компенсация отпуска при увольнении работника
Количество дней отпуска, за которые положена компенсация, определяется по формуле:
|
Количество дней отпуска, за которые положена компенсация при увольнении работника |
= |
Количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска, которые сотрудник заработал |
— |
Количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска, которые сотрудник использовал |
Рассчитывая компенсацию за неиспользованный отпуск, связанную с увольнением работника, также нужно учитывать неиспользованные основные и дополнительные оплачиваемые отпуска.
Количество календарных дней ежегодного основного оплачиваемого отпуска, которые сотруднику полагаются за год работы, равно 28, а за месяц работы — 2,33 (28 календ. дня : 12 мес.). Год работы равен 12 рабочим месяцам, которые следует отсчитывать со дня поступления сотрудника на работу.
Пример 5
Н.Н. Петрова была принята на работу кассиром в ООО «Реверс» 20 мая 2010 года.
Первым рабочим годом, за который ей положен отпуск, будет период с 20 мая 2010 года по 19 мая 2011 года.
Следует иметь в виду, что, согласно статье 121 Трудового кодекса, в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, входит время:
- фактической работы;
- когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность). Сюда входит в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
- вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
- отстранения от работы, если работник не прошел обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
- предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не более 14 календарных дней в течение рабочего года.
В указанный стаж не включается время:
- отсутствия работника на работе без уважительных причин;
- отпусков по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.
Если сотрудник за рабочий год отработал менее 11 месяцев, то количество неиспользованных дней отпуска определяют пропорционально отработанному времени. То есть продолжительность полного ежегодного отпуска делят на 12 и полученный результат умножают на количество полных отработанных месяцев. Основание — пункт 28 Правил об отпусках.
При исчислении сроков работы, дающих право на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца. Об этом говорится в пункте 35 Правил об отпусках.
Пример 6
Воспользуемся данными примера 5, согласно которым Н.Н. Петрова была принята на работу кассиром в ООО «Реверс» 20 мая 2010 года.
Допустим, ей положен ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней.
27 сентября 2010 года Петрова уволилась. И так как она не брала отпуск, то ей положена компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении.
Сотрудница отработала в ООО «Реверс» с 20 мая по 27 сентября 2010 года, что составляет менее 11 месяцев.
Количество полных отработанных (рабочих) месяцев равно четырем:
- с 20 мая по 19 июня 2010 года;
- с 20 июня по 19 июля 2010 года;
- с 20 июля по 19 августа 2010 года;
- с 20 августа по 19 сентября 2010 года.
Оставшееся количество дней до увольнения Петровой составляет восемь (с 20 по 27 сентября 2010 года). Это меньше половины рабочего месяца (30 дн. : 2). Значит, при расчете компенсации они не будут учтены.
Таким образом, количество неиспользованных дней отпуска, за которые сотруднице нужно выплатить компенсацию, составит 9,33 дня (28 дн. : 12 мес. х 4 мес.).
Как видно из примера 6, при расчете количества неиспользованных дней отпуска, за которые нужно выплатить компенсацию, может получиться дробное количество дней. Однако округление в такой ситуации законодательством не предусмотрено. Организация может самостоятельно принять решение об округлении, например, до целых дней. Причем делать это следует не по правилам арифметики, а в пользу сотрудника. Об этом говорится в письме Минздравсоцразвития России от 7 декабря 2005 г. № 4334-17.
Пример 7
Воспользуемся данными примера 6.
ООО «Реверс» дробное количество дней неиспользованного отпуска, за которые нужно выплатить компенсацию, округляет до целых дней. Поэтому полученное количество неиспользованных дней отпуска бухгалтер организации округлил в пользу Н.Н. Петровой. В результате при увольнении ей была выплачена компенсация за 10 календарных дней.