В последний день работы сотруднику надо выдать комплект документов. Если работник в день увольнения не может прийти в офис за их получением, вы вправе направить документы ему по почте. Однако, учтите при этом некоторые нюансы.
Что выдавать сотруднику в последний день работы
К документам, которые сотрудник должен получить от работодателя в день увольнения, относятся:
- трудовая книжка. Работнику, у которого нет трудовой книжки, выдайте СТД-Р;
- сведения по форме СЗВ-СТАЖ;
- сведения по форме СЗВ-М за месяц, в котором увольняется работник;
- персонифицированные сведения о застрахованном в виде выписки из раздела 3 формы расчета по страховым взносам. В ней следует указать сведения о работнике за отчетный период, в котором тот уволился, т. е. с начала текущего квартала по дату увольнения;
- справку о сумме заработка по форме, установленной приказом Минтруда от 30.04.2013 № 182н.
Перечисленные документы являются обязательными. Их надо выдать работнику в день увольнения.
Как поступить, если сотрудник не может получить документы на руки в день увольнения
Если сотрудник в день увольнения не может забрать свою трудовую книжку, работодателю надо поступить следующим образом.
Он должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправление по почте.
Получив согласие, работодатель вправе направить сотруднику трудовую книжку по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.
Отправлять трудовые книжки за границу работодатель не имеет права, поскольку этот документ не подлежит пересылке (письмо Минтруда от 17.09.2019 № 19-1/ООГ-210).
Однако, порядок отправления остальных документов, Трудовой кодекс не регламентирует.
Эксперты Роструда полагают, что поскольку необходимости получать согласие работника на отправку ему иных документов в законодательстве нет, то в таком случае оно и не требуется.
Поэтому, если выдать работнику в день увольнения документы, связанные с его работой, невозможно, то организация может направить их по почте, не получая письменного согласия сотрудника.