При оформлении графика отпусков работник включил в него не все 28 дней отдыха, которые ему полагаются, а только 23. И сейчас у него возникли обстоятельства, когда необходим отпуск вне графика. Может ли работодатель пойти навстречу сотруднику и если да, как подготовить документы?
Рассмотрим подробно.
Отпуск и график отпусков
Работодатель обязан составлять график отпусков заблаговременно, не позже чем за две недели до начала календарного года. Для графика используется унифицированная форма — Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1.
В форме указываются фамилии работников, у которых есть право на отпуск, занимаемые ими должности, а также структурные подразделения, где они трудятся, количество дней и период, в течение которого работники будут отдыхать.
В график обязательно нужно внести всех работников, которые на день его утверждения состоят с компанией в трудовых отношениях, даже тех, с кем планируется расторгнуть трудовой договор в течение наступающего года.
График отпусков обязателен и для работодателя, и для работника. Он позволяет регулировать периодичность отдыха работников.
На основании этого документа и приказа работодателя работнику предоставляется отпуск. Работодатель обязан сообщить своему сотруднику о грядущем отдыхе не позже чем за две недели до начала.
Отдых вне графика отпусков
Обстоятельства могут сложиться так, что работнику потребуется по личным обстоятельствам взять дни основного оплачиваемого отпуска вне графика.
В такой ситуации работодатель принимает решение на свое усмотрение – он может пойти навстречу работнику или отказать. Если работодатель согласился, нужно оформить следующие документы.
Работник должен подать работодателю заявление о предоставлении отпуска. Документ составляется в свободной форме. В нем необходимо указать дату начала отдыха и количество календарных дней, которые хочет получить работник. Об этом Федеральная служба занятости напомнила в своем письме от 18.05.2022 № ПГ/11111-6-1.
После того как заявление получено, работодатель издает приказ о предоставлении отдыха специалисту, затем приказ о внесении изменений в утвержденный график отпусков. Потом уже вносятся поправки в график.
Если для графика использовалась унифицированная форма Т-7, корректировки нужно внести в графы 8, 9 и 10. В первой указываются реквизиты приказа работодателя о внесении изменений в график, а во второй – указываются даты, когда работник будет отдыхать. Графа 10 «Примечание» заполняется следующим образом – указываете причину, по которой работник получил отпуск внепланово. Если необходимо, добавляются уточнения в личную карточку сотрудника.
Как сообщал Минтруд России в письме от 24.12.2021 № 14-6/В-1487, с 1 сентября 2021 года работодатели больше не обязаны вести личные карточки сотрудников. Сейчас такой необходимости нет, но работодатель может продолжать вести карточки по своей инициативе.
Для этого подойдет форма № Т-2 или самостоятельно разработанная и утвержденная организацией форма. Вести карточки можно и в электронном виде.