Сведения о работе по совместительству в трудовую книжку вносятся только по просьбе работника и в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации.
Сотрудник имеет право официально оформиться на несколько должностей одновременно: как в пределах одной компании (внутреннее совместительство), так и в различных организациях (внешнее совместительство).
Кто ведет трудовую книжку совместителя
Организация, являющаяся основным местом работы и с которой был заключен первый трудовой договор, обязана вести трудовую книжку, даже если работник имеет другие формы трудоустройства. Информация о работе по совместительству включается в трудовую книжку только по запросу работника (статья 66 Трудового кодекса РФ и пункт 11 Порядка ведения и хранения трудовых книжек. Приказом Минтруда №320н от 19.05.2021).
Если сотрудник работает по совместительству скрытно от основного работодателя, внести отметку об этом в трудовую книжку без уведомления последнего невозможно. То есть, законодательно невозможно обойти процедуру официального оформления записей в трудовой книжке через основного работодателя.
Для внесения записи о совмещении должностей в трудовую книжку требуется официальное подтверждение факта совместимости.
Порядок внесения записей о совместительстве
Внутреннее совместительство
Запись оформляется по запросу сотрудника, исходя из приказа руководителя и условий трудового договора
Важные особенности:
- Данные сведения отражаются в основном документе бумажной трудовой книжки.
- Наименование организации дублировать не требуется.
- Подтверждением служат приказ о приеме на работу или трудовой договор.
Внешнее совместительство
Для внесения записи требуются следующие документы (согласно письму Минтруда от 01.04.2024 №14-6/ООГ-1867):
- Заявление работника о внесении записи.
- Копия приказа о приеме/увольнении по совместительству.
- Трудовой договор по совместительству.
- Справка от работодателя по совместительству.
В подтверждающем документе должны быть указаны следующие данные:
- Данные о найме сотрудника и дата его выхода на работу.
- Реквизиты документа-основания.
- В случае, если у организации есть печать, необходимо указать ее, а также подпись и фамилию, имя, отчество уполномоченного сотрудника.
- Реквизиты второго работодателя.
Внутреннее и внешнее совместительство имеют различные требования к оформлению
Внутреннее совместительство
Внесение информации о внутреннем совместительстве – простая процедура. В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки уже указано наименование работодателя и дата приема на основную должность. Для отражения нового статуса совместителя требуется добавить отдельную строку.
Графа 1: впишите новый порядковый номер. Повторять полное название организации не нужно.
Графа 2: укажите точную дату принятия должность по совместительству.
Графа 3: укажите куда именно принят сотрудник и на какую должность, обязательно подчеркнув, что это работа по совместительству. Например: «Принята по совместительству в бухгалтерию на должность бухгалтера-кассира».
Несмотря на то, что последовательность внесения записи может не соответствовать хронологическому порядку, она всегда делается после строки о зачислении на главную позицию (п. 11 Порядка, утвержденного приказом Минтруда РФ №320н от 19.05.2021).
Графа 4: внесите дату и номер приказа о назначении на должность совместителя.
Для оформления работы по совместительству не требуется предоставлять какие-либо дополнительные документы, так как все необходимые данные сотрудник уже предоставил при трудоустройстве на основную должность (часть первая статьи 65 Трудового кодекса Российской Федерации).
Внешнее совместительство
Основной работодатель оформляет запись о внешнем совместительстве после получения подтверждающего документа. Организация, принявшая сотрудника на работу по совместительству, оформляет приказ установленной формы (№ Т-1) и выдает подтверждение в виде справки или заверенной копии приказа.
Процесс оформления записи в трудовой книжке выглядит следующим образом:
- Сразу после информации о приеме на постоянную работу в первом столбце проставляется следующий порядковый номер.
- Во втором столбце указана дата назначения работника на должность с совмещением.
- В графе 3 фиксируется факт привлечения сотрудника по внешнему совместительству, а также указываются наименование организации, её структурное подразделение и занимаемая им должность.
- В графе 4 указана ссылка на документ, на котором основывается запись — копию приказа о приеме на работу.
Ответственность за неправильное оформление совместительства
Несоблюдение установленных требований к оформлению совместительства является нарушением трудового законодательства, которое влечет за собой применение санкций. Так, отсутствие отдельного трудового соглашения (и использование только дополнительного соглашения) может повлечь административную ответственность согласно статье 5.27 КоАП РФ:
- для ИП и должностных лиц — штраф до 20 000 рублей;
- для юридических лиц — штраф до 200 000 рублей;
- при повторном нарушении — возможна дисквалификация на срок до 3 лет.
Автор. Е.Грицак