Как познакомить сотрудников с ЛНА?

Трудовое законодательство обязывает всех работодателей знакомить сотрудников с локальными нормативными актам. Это требование Трудового кодекса. Сделать это компании нужно до того, как с работником будет подписан трудовой договор, иначе предприятию может грозить штраф. В материале расскажем, как организовать процесс ознакомления, какие для этого есть способы.

Каждая организация должна разрабатывать собственные локальные нормативные акты. Дело в том, что именно эти документы являются своего рода мостами между трудовым законодательством и особенностями конкретного предприятия. Таким образом, локальные нормативные акты становятся неотъемлемой частью любого бизнеса.

Так как ЛНА прямо влияют на сотрудников, то в соответствии с законодательством бизнес должен ознакомить всех работников с такими документами. Это прямо предписывает статья 22 Трудового кодекса.

При приеме на работу нового работника компания обязана познакомить его с локальными документами до того, как подпишет с ним трудовой договор. Приоритеты расставлены не просто так. Дело в том, что законодательство дает организации и работнику три дня для подписания рабочего контракта уже после того, как последний приступит к выполнению своих трудовых функций. Фактически же договор считается подписанным с момента, когда сотрудник начинает работать.

Из этого можно сделать вывод: компании нужно ознакомить нового специалиста с локальными документами до того, как тот начнет трудиться, не увязывайте два этих процесса, если переносите на второй рабочий день подписание контракта, помните, что юридически сотрудник уже считается работающим на предприятии.

Не забывайте, что знакомить специалистов с ЛНА нужно не только в момент трудоустройства, но и в случае, если в документы вносятся изменения.

Коротко расскажем о рисках для предприятия в случае, если сотрудник не будет ознакомлен с локальными актами бизнеса. Законодательство предусматривает наказание за «забывчивость» предпринимателей. Если предприятие нарушит требование об ознакомлении сотников с ОНА, то в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ может быть вынесено предупреждение или наложен штраф, он составляет:

• для должностных лиц или индивидуальных предпринимателей – от 1000 до 5000 рублей;
• для компаний – от 30 000 до 50 000 рублей.

За повторные нарушения наказание стороже:

• для должностных лиц – от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трех лет;
• для ИП – от 10 000 до 20 000 рублей;
• для компаний – от 50 000 до 70 000 рублей.

Но есть и другие опасности. В случае возникновения спора с сотрудником, который не был ознакомлен с ЛНА, предприятие рискует утратить право на отстаивание своих интересов в суде. Например, если работник перестанет соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, при этом нет его подписи, которая бы свидетельствовала, что он знаком с ПВТР, то и привлечь его к ответственности бизнесу сложно. Но еще бо́льшие риски для предприятия в случае, если произойдет ЧП, сотрудник получит травму и окажется, что с правилами безопасности он был не знаком.

С какими ЛНА нужно ознакомить работников

В трудовом законодательстве нет списка ОНА, с которым компания должна ознакомить работников. Поэтому каждое предприятие определяет такой перечень для себя самостоятельно. Кроме того, можно отметить, что со всеми ЛНА не нужно знакомить всех работников. Допустим, если в компании есть локальный нормативный акт, регулирующий исключительно работу одного одела из десяти действующих, то знакомить сотрудников всей компании с этим локальным актом не нужно.

Тем не менее можно выделить перечень документов, который затрагивает каждого специалиста предприятия и который является обязательным для ознакомления, это:

• коллективный договор;
• правила по хранению, обработке и использованию персональных данных;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положения об оплате труда;
• положение об охране труда;
• положение о коммерческой тайне;
• положение о материальной ответственности;
• и другие ЛНА, которые напрямую связаны с трудовой функцией сотрудников.

Правила ознакомления

Трудовое законодательство, как уже было отмечено, обязывает предприятия знакомить новых работников со всеми необходимыми ЛНА, а также в случае внесения в документы изменений. При этом ТК РФ не устанавливает порядок такого ознакомления. Тут у бизнеса есть право принимать решения самостоятельно. Работодатель может выбрать наиболее удобный для себя формат ознакомления.

Можно выделить три самых распространенных способа этой процедуры:

• лист ознакомления с локальными нормативными актами;
• журнал ознакомления с локальными нормативными актами;
• условие в трудовом договоре.

Рассмотрим каждый в отдельности.

Лист ознакомления

Один из наиболее часто используемых способов. По сути это лист с таблицей, имеющей несколько обязательных атрибутов. Законодательно форма документа не утверждена, бизнес самостоятельно разрабатывает его. Главное – при составлении добавить несколько обязательных полей, таких как подпись сотрудника, дата проставления подписи, ее расшифровка, печать и подпись должностного лица. В шапке листа необходимо указать название ЛНА.

Что делать с листом, как с ним работать? Документ прикрепляется к тому ЛНА, с которым знакомится работник. Из листа должно быть однозначно понятно, что он имеет прямое отношение к определенному локальному нормативному акту. Если вдруг лист оторвется, затеряется среди других документов, тот, кто будет изучать его, сотрудник компании или проверяющий, должен однозначно заключить, к какому именно ЛНА относится документ.

Журнал ознакомления

Унифицированной формы документа тоже нет. Законодатель предлагает предприятиям разработать журнал самостоятельно. Удобство журнала в том, что в нем можно указать сразу несколько ЛНА, с которыми знакомится работник.

Принцип составления журнала схож с листом ознакомления. С той лишь разницей, что у документа будет единая обложка. Потому, кстати, рекомендовано использовать альбомный формат для журналов. Из каких составных частей должен состоять журнал:

• титульный лист (укажите на нем необходимую вам информацию: название самого документа, наименование работодателя, даты начала заполнения и завершения ведения журнала, количество листов и другие сведения);
• первая страница (укажите здесь должностных лиц, которые ведут журнал, нелишним будет прописать основание, на котором действуют эти сотрудники, также потребуются их подписи);
• листы ознакомления.

На последних остановится отдельно, для удобства выделим их содержание в отдельный список, на листах должны быть такие колонки:

• номер записи;
• полное имя работника;
• должность работника;
• название ЛНА, с которым знакомится сотрудник;
• подпись сотрудника;
• дата, когда специалист был ознакомлен с ЛНА.

Обратите внимание: документ должен быть утвержден руководителем.

Условие в трудовом договоре

При таком подходе в рабочем контракте необходимо предусмотреть положение, которое указывает на то, что сотрудник ознакомлен с локальными нормативными актами. Не забудьте указать реквизиты документов. Или же добавьте в сам текст договора таблицу с ЛНА, где работник также поставит свою подпись после знакомства с локальными актами.

Но, выбирая такой способ знакомить работников с ЛНА, нужно помнить о том, что в случае внесения изменений в документы компании нужно будет заново знакомить сотрудников с ЛНА, что создает определенные неудобства. Как минимум, вам нужно будет обработать большее количество документов.

Редакция ПБ

Кто может не знакомить работников с ЛНА рассказываем в полной версии статьи «Как познакомить сотрудников с ЛНА?» на сайте журнала «Практическая бухгалтерия».

---

Источник