Минфин России в письме от 10.11.2022 г. № 03-03-06/3/109215 ответил на вопрос, как документально подтвердить расходы на приобретение электронного авиабилета и проезд командированных работников в такси для налога на прибыль.
Рассмотрим подробно.
Какие командировочные расходы должны возмещаться?
Работнику, направленному в служебную поездку, работодатель оплачивает:
- суточные;
- расходы по найму жилого помещения;
- расходы по проезду к месту командировки и обратно;
- другие расходы (например, оплата услуг связи или почты, оформление виз и паспортов, консульские и аэродромные сборы и т. д.).
Учесть эти расходы можно тогда, когда работник предоставил в бухгалтерию подтверждающие документы. Ведь согласно статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
Стоит отметить, что Налоговый кодекс не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы. Поэтому работодатель может сам разработать положение (НПА) в организации, в котором установить нужный перечень документов.
Если куплен электронный билет
Расходы работодателя по оплате стоимости проезда сотрудника к месту командировки и обратно учитывают для целей налогообложения прибыли в суммах, подтвержденных проездными документами.
Проездной билет может быть электронный. Приобрести вправе как сам работник, так и бухгалтер компании.
В данном случае нужно учесть, что подтверждающими затраты на покупку электронных авиа- и железнодорожных билетов, будут такие документы:
- маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок);
- контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте).
Так установлено пунктом 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 г. № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации».
Таким образом, если авиабилет приобретен куплен работнику в электронной форме, оправдательным документом является сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета), в которой указана стоимость перелета.
При этом организация должна подтвердить потребление услуги воздушной перевозки любыми документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт перевозки работника.
Расходы на такси для командированного
Расходы работника в командировке на проезд в такси тоже можно учесть в составе прочих расходов, если они подтверждены документами, соответствующими требованиям действующего законодательства.
Документы, подтверждающие оказание услуг такси, должны быть оформлены в соответствии с Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом. Данные правила утверждены постановлением Правительства от 01.10.2020 г. № 1586. Об этом Минфин России напоминает в своем письме.