Хотя журнал регистрации выданных документов в военкомат не является обязательным для воинского учета, многие организации используют его для структурирования работы с документами.
В соответствии с действующим законодательством (пункт 7 статьи 8 Федерального закона № 53-ФЗ от 28 марта 1998 года), все российские организации, заключающие трудовые договоры с работниками, обязаны осуществлять воинский учет военнообязанных граждан. Индивидуальные предприниматели не несут подобной обязанности, однако, при приеме на работу военнослужащих или лиц, проходящих срочную службу, могут вести воинский учет по собственной инициативе.
Какие журналы ведутся?
В 2025 году организации обязаны вести как обязательные, так и необязательные журналы учета военнослужащих. К необязательным журналам относится, в частности, журнал учета исходящей корреспонденции, который позволяет:
- Контролировать служебную переписку и документы.
- Обеспечивать сохранность.
- Быстро реагировать на запросы руководства.
Унифицированная форма журнала
Единого образца журнала учета выбытия военнообязанных нет. Каждая организация может создать собственный шаблон, исходя из особенностей своей работы и предпочтений руководства.
Что нужно учитывать при разработке журнала?
- Оформление журнала не регламентируется, вы сами определяете его структуру и содержание.
- Если вы уже используете журнал учета исходящей документации, то письма в военкоматы можно будет оформлять в нем.
- Создание отдельного журнала оправдано лишь для крупных организаций, имеющих значительный документооборот.
Цифровая версия журнала предоставляет удобство использования, однако предполагает необходимость применения защитных мер.
Кто отвечает за ведение журнала?
Лицо, отвечающее за управление организацией, назначается ответственным за ведение воинского учета и ведение журнала:
Обычно эту задачу выполняет сотрудник отдела кадров. В крупных организациях её поручают отдельному специалисту или команде, которая называется «военно-учетный стол».
Если воинский учет представляет собой дополнительную нагрузку для сотрудника, следует:
- Необходимо оформить письменное согласие работника на выполнение дополнительных функций.
- Это положение следует оформить в виде дополнительного соглашения к трудовому договору (в соответствии со статьей 60 Трудового кодекса Российской Федерации).
Предлагаемая структура и шаблон для заполнения журнала исходящей документации
В большинстве случаев журнал исходящей документации имеет следующую структуру:
1. Титульный лист: На обложке журнала указываются: его название, наименование организации, период ведения (дата начала и дата окончания), подпись руководителя и печать.
2. Основные графы
|
№ п/п
|
|
|
|
|
|
|
|
1 |
04.09.2025 |
Военный комиссариат Самарской области |
|
Электронная почта () |
Иванова А.С. |
— |
Пояснения к графам:
Дата отправки определяется моментом подписания документа руководителем или отправки посредством электронных систем.
Официальное наименование военкомата соответствует полному названию организации (как, например, Военный комиссариат Саратовской области).
В документе содержится краткое изложение: «Уведомление о приеме или увольнении», «Перечень граждан, нуждающихся в постановке на военный учет», «Ответ на обращение военкомата №… от …».
Для направления документа необходимо указать способ доставки: электронным способом (через портал Госуслуги), почтой (заказное письмо с уведомлением и номером отправления) или курьером (с указанием фамилии, имени и отчества сотрудника военкомата, принявшего документ).
Уточнение — дополнительные сведения: номер входящего документа (в случае ответа на обращение), регистрационный номер в электронной системе, отметка о получении корешка извещения военкоматом.
Типовой бланк журнала учета выбытия военнообязанных
|
№ п/п
|
|
|
|
|
|
|
|
1 |
05.09. 2025 |
|
Извещение о приеме С.И. Сидорова |
Почта (трек №RF987654) |
Петрова О.И. |
— |
|
2 |
05.09. 2025 |
|
Отчет по форме №18 за 2025 год |
Почта (трек №RF987654) |
Иванов А.В. |
— |
Требования к оформлению:
- Каждый лист журнала прошивается, получает номер, а также заверяется подписью руководителя и печатью.
- Срок годности документа – не менее пяти лет с момента прекращения его использования.
Автор. Е.Грицак