Министерство труда и социальной защиты РФ в своем письме от 03.02.2023 № 14-6/ООГ-771 ответило на вопрос, как организовать переход на кадровый ЭДО с работниками, которые трудятся дистанционно.
У работодателя есть право принять решение о том, что взаимодействие с удаленщиками тоже будет осуществляться в электронной форме. Это предусмотрено статьей 312.1 Трудового кодекса.
ЛНА для ЭДО
Для перехода на кадровый электронный документооборот работодателю нужно разработать соответствующий ЛНА. В этом документе необходимо определить порядок взаимодействия работающего удаленно сотрудника и работодателя.
В письме от 03.02.2023 № 14-6/ООГ-771 представители Минтруда отмечают, что если такого ЛНА нет, то дистанционщик и работодатель должны взаимодействовать по правилам, установленным нормами статей 312.2 и 312.3 Трудового кодекса.
Как оформить переход на ЭДО
Если работодатель планирует переход на кадровый ЭДО, он должен получить от своих сотрудников письменные согласия на такой формат взаимодействия.
Если согласия не получены, работодатель не вправе перейти на ЭДО. Если согласия нет, это приравнивается к отказу от такого формата. При этом у сотрудника есть право дать свое согласие на кадровый ЭДО в будущем, отмечает Минтруд.
Если в компанию берут нового сотрудника, работодатель должен сообщить ему об осуществлении ЭДО и получить его согласие.
Обойтись без согласия работника на ЭДО и ввести его в одностороннем порядке работодатель вправе только в отношении лиц, которые трудоустраиваются после 31 декабря 2021 года, и у которых на эту дату нет трудового стажа.
Если ЭДО нет
Если электронный документооборот не введен, способ взаимодействия работодателя и дистанционного работника нужно зафиксировать в трудовом договоре, допсоглашении к нему, колдоговоре или ЛНА.
При этом нужно учитывать, что порядок взаимодействия удаленщика и работодатель определяет статья 312.3 Трудового кодекса. Если в компании нет кадрового ЭДО, необходимо руководствоваться нормами этой статьи.
Так, работодатель и удаленщик могут договориться о взаимодействии путем обмена документами в электронной форме. Если трудовые договоры заключаются в электронной форме, обе стороны должны применять УКЭП. То же относится и к другим бумагам, например, к ученическим договорам или договорам о материальной ответственности.
И работник, и работодатель обязаны подтверждать, что получили электронный документ от другой стороны. Сроки, в течение которых нужно отправить такое подтверждение, устанавливаются трудовым договором.