Работнику, совмещающему работу с получением образования, работодатель должен предоставлять учебные отпуска. Об этом сказано в главе 26 Трудового кодекса РФ, и вопросов здесь не возникает. А вот начислять работнику отпускные нужно не всегда. Наш алгоритм поможет разобраться, в каких случаях учебный отпуск предоставляется без оплаты.
Получить учебный отпуск может только штатный работник, для которого место работы в организации является основным. То есть в трудовом договоре нет указания на то, что его работа является совместительством (ч. 4 ст. 282, ч. 1 ст. 287 ТК РФ). (4)
При этом учебный отпуск полагается, только если:
- он предъявил справку-вызов из образовательной организации по форме, утвержденной приказом Минобрнауки России от 19.12.2013 № 1368, либо иной документ, дающий право на учебный отпуск – например, выписку из решения диссертационного совета о приеме диссертации к защите (ч. 4 ст. 177 ТК РФ, п. 5 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 05.05.2014 № 409); (1)
- работник получает образование соответствующего уровня впервые (ч. 1 ст. 177 ТК РФ); (2)
- у образовательной организации есть государственная аккредитация по программе основного общего или среднего образования, среднего или высшего профессионального образования. (3)
Кроме того, работник должен написать заявление о предоставлении учебного отпуска в произвольной форме, в котором указать:
- цель учебного отпуска;
- даты его начала и окончания;
- продолжительность учебного отпуска в календарных днях.
Читайте также «Учебный отпуск в вопросах и ответах»
По общему правилу на время отпуска за работником сохраняются место работы и средний заработок. Начислять отпускные следует за все календарные дни отпуска, включая нерабочие праздничные дни.
Читайте также «Расчет отпускных в 2017 году»
Например, если работник впервые получает высшее образование и учится на первом курсе, то на время сдачи экзаменов работодатель обязан оплатить учебный отпуск продолжительностью 40 календарных дней. (6) Подробнее о нормативах оплачиваемых дней учебного отпуска для разных видов образования сказано в статьях 173–176 Трудового кодекса РФ.
В некоторых случаях сохранять средний заработок на время учебного отпуска не нужно. Например, если работник учится очно или берет отпуск для сдачи вступительных экзаменов в техникум, колледж, училище, институт или университет. (5)
Чтобы определить, должна ли организация заплатить «учебные» отпускные, действуйте по алгоритму, который приведен ниже.
Нужно ли оплатить учебный отпуск
Выплатить отпускные следует не позднее трех календарных дней до начала учебного отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Если крайний срок оплаты выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, то правило переноса на ближайший после этого рабочий день не применяется.
В такой ситуации безопаснее выплатить отпускные заранее. Ведь в случае просрочки оплаты отпуска работодатель должен заплатить работнику денежную компенсацию (ч. 1 ст. 236 ТК РФ).
На сумму отпускных следует начислить страховые взносы (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).
Для целей налогообложении прибыли сумма отпускных учитывается в составе расходов на оплату труда (п. 13 ч. 2 ст. 255 НК РФ). А страховые взносы – это прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 1, 45 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Для целей налогообложения НДФЛ отпускные представляют собой налогооблагаемый доход работника. Работодатель как налоговый агент обязан исчислить и удержать НДФЛ на дату выплаты денег работнику и перечислить налог в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором выплачены отпускные (п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 1 ст. 223, п. п. 1, 2, 4, 6 ст. 226 НК РФ).
Ирина Сергеева, эксперт «ПБ»