Если работник в день трудоустройства приносит бумажную трудовую и заявление о переходе на электронную трудовую книжку, как правильно оформить его?
Минтруд России в письме от 07.10.2020 № 14-2/ООГ-15729 разъяснил, как организации нужно оформить документы сотрудника, который при заключении трудового договора на новом месте работы предоставил бумажную трудовую книжку и заявление о переходе на электронный способ ее ведения.
Электронная трудовая
Сотрудник, который заключает трудовой договор с работодателем, может предъявить ему сведения о трудовой деятельности в бумажном виде или в электронном виде. Информация в электронном виде предоставляется вместе с бумажной трудовой или взамен нее.
Под электронной трудовой книжкой подразумевается комплекс сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, которые хранятся в цифровом формате. Работодатель обязан формировать информацию о трудовой деятельности сотрудников и передавать ее в Пенсионный фонд в соответствии с законодательством.
Законодательство также определяет срок, до которого работодателю нужно письменно сообщить своим сотрудникам о необходимости сделать выбор между бумажной и электронной трудовой. Работники, в свою очередь, должны сделать выбор и сообщить о нем не позднее 31.12.2020. Они подают заявление либо о том, что трудовая книжка будет продолжать вестись в соответствии со статьей 66 ТК РФ, либо о предоставлении им работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.
Если работник не подал никакого заявления и не определился со способом ведения трудовой книжки, организация, в которой он трудится, продолжит вести его трудовую книжку в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса.
Если работник подал заявление о том, чтобы трудовая книжка велась в бумажном виде, то он имеет право в последующем подать второе заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронной форме.
Работнику, который хочет, чтобы трудовая книжка велась в электронном виде, работодатель выдает бумажную книжку на руки, сделав в ней отметку о подаче такого заявления. Информация о нем включается в сведения о трудовой деятельности, которые организация-работодатель предоставляет Пенсионному фонду для хранения в его информационных ресурсах.
После выдачи бумажной трудовой организация освобождается от ответственности за ведение и хранение этого документа.
Переход на электронную трудовую при трудоустройстве
Если новый работник устраивается в организацию и при заключении трудового договора предоставляет одновременно бумажную трудовую книжку и заявление о переходе на электронную, то сначала в бумажную трудовую вносится запись о примере на работу. Затем работнику вручается уведомление о возможности выбора формы ведения трудовой книжки, он выбирает электронный способ и подает заявление.
В бумажную трудовую книжку работодатель вносит соответствующую запись. В графу 1 вносится порядковый номер записи, в графу 2 – дата выдачи трудовой книжки на руки.
В графе 3 раздела «Сведения о работе» пишут:
Подано письменное заявление от (Ф. И. О.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 № 439-ФЗ.
В графе 4 указывается дату подачи заявления с указанием числа, месяца и года.
Кроме трудовых книжек работодатель обязан вести книги учета движения этих документов и вкладышей в них. Поэтому при выдаче бумажной трудовой книжки нужно внести запись и в книгу учета.
В графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» надо написать следующее:
Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф.И.О) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ).