Наличные деньги могут понадобится работнику для закупки канцелярски товаров, средств бытовой химии и гигиены для офиса и т.п. Покупка за наличные или по банковской карте в ближайшими магазине часто помогает решать проблему с возникшим в офисе дефицитом тех или иных ценностей. Выдача денег на АХО — это самый распространенный запрос на подотчетные средства. Вторая по популярности причина выдачи работнику наличных – это оплата командировочных либо представительских расходов.
Расходовать подотчетные средства можно только на нужды компании. Выдать деньги под отчет на покупку кофе или для оплаты работником личных расходов нельзя.
Выдавать деньги под отчет можно только работникам, с которыми заключены трудовой договор или гражданско-правовой договор (п. 5 и 6.3 Указания Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У, письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859). Сотруднику другой компании выдавать нельзя.
Способы выдачи денег под отчет
Деньги под отчет выдают по заявлению работника или по приказу с подписью руководителя. Нужно один из двух названных документов или оба, по усмотрению руководства компании и бухгалтерии.
Обеспечить работника денежными средствами под отчет можно несколькими способами:
- выдать наличные из кассы компании;
- перевести нужную сумму со счета компании на банковскую карту работника;
- выдать работнику корпоративную карту.
Выдача денег под отчет из кассы
Порядок ведения кассовых операций утвержден Указанием Банка России от 09.12.2019 № 5348-У (в редакции от 13.06.2024). В пункте 1 этого Порядка названы цели, на которые можно расходовать выручку, поступающую в кассу от продажи товаров, работ услуг:
- выдача заработной платы, и выплат социального характера;
- выплата страховых возмещений по договорам страхования;
- выдача наличных денег на нужды ИП, не связанные с предпринимательской деятельностью;
- выдача для оплаты командировочных расходов;
- оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг на сумму не более 100 000 руб. по одному договору;
- возврат денег за ранее оплаченные через кассу и возвращенные товары;
- другие, малораспространенные цели.
Как видите выдача денег под отчет из кассы прямо предусмотрена Указанием Банка России от 09.12.2019 № 5348-У.
Теперь об оформлении выдачи денег. Порядок ведения кассовых операций утвержден Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (в редакции от 09.01.2024).
Выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам 0310002, на которых отведено место для трех подписей: главного бухгалтера (или просто бухгалтера), кассира и руководителя организации (п. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Подпись директора нужна, если в компании нет штатного бухгалтера (п. 4.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
В бухучете выдача денежных средств подотчетным лицам отражается записью:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 – выданы сотруднику деньги под отчет из кассы.