Справку о сумме заработка, на которую были начислены страховые взносы, бухгалтер должен правильно оформить, вовремя выдать и принять от нового работника в том виде, в котором она будет являться основанием для расчета больничных и других видов социальных пособий из бюджета ФСС.
Как оформить справку
Форма справки о сумме заработка, на которую были начислены страховые взносы, и порядок ее выдачи установлены приказом Минтруда от 30 апреля 2013 года № 182н.
Ее можно заполнить на компьютере или от руки – шариковой ручкой с черными или синими чернилами. Не допускаются подчистки и исправления.
На компьютере заполнять удобнее. Если в отведенные под информацию графы текст не помещается, можно добавлять дополнительные строки или уменьшать шрифт.
Подписывают справку лично (с расшифровками подписей):
- руководитель организации (обособленного подразделения);
- индивидуальный предприниматель – работодатель;
- главный бухгалтер;
- работодатель – физическое лицо.
Если фирма или ИП имеет печать, ставят и печать, но аккуратно, без попадания на подпись, в строго отведенном месте («Место печати страхователя»).
Как выдать справку
Выдают справку увольняющемуся работнику на основании его письменного заявления.
В общем случае справку нужно выдать в день увольнения. Если это невозможно, уволившемуся работнику нужно направить по почте уведомление о том, что он:
- должен явиться за справкой;
- дает согласие на отправку справки по почте.
Работник, впрочем, сам может обратиться за справкой позже, и выдать ее фирма обязана по его заявлению бесплатно в течение 3 рабочих дней.
За справкой могут также прийти доверенные лица работника. Доверенность на ее получение должна быть нотариально заверена. За несовершеннолетнего работника справку могут получить его законные представители. Им доверенность не нужна.
Что проверить в справке от нового работника
Получив справку от нового работника, внимательно проверьте, как она заполнена:
- на месте ли стоят подписи должностных лиц;
- не подписана ли справка кем-то «за руководителя», «за главбуха» (на это указывают косые линии, и это не разрешено);
- на месте ли печать.
Это все нельзя считать мелкими недочетами, такую справку принимать нельзя. Поэтому попросите работника принести новую справку. Если он этого сделать не сможет (или не захочет) – он сильно потеряет в деньгах при наступления нетрудоспособности.
Если с оформлением справки все в порядке, проверьте фактические данные.
В справке и трудовой книжке или выписке из трудовой книжки работника должны совпадать:
- фамилия, имя и отчество работника;
- наименование работодателя, который выдал справку;
- период работы у работодателя, выдавшего справку.
Существование работодателя, выдавшего справку, можно проверить по данным ЕГРЮЛ (ЕГРИП), а подлинность паспорта сотрудника — на сайте МВД РФ.
А чтобы проверить данные о прежней зарплате нового сотрудника, вы можете направить запрос в ФСС (его форма утверждена приказом Минздравсоцразвития от 24 января 2011 г. № 20н).
Оригинал или копия?
Если работник принес вам оригинал справки о заработке, то перед тем, как подшить справку в личное дело работника, снимите копию и заверьте ее.
Отметку о заверении копии нужно разместить под реквизитом «подпись». Она включает:
- слово «Верно»;
- должность лица, заверяющего копию;
- собственноручную подпись лица, заверившего копию;
- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
- дату заверения копии документа.
Такой порядок заверения копий документов установлен ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст).
Для заверения копии можно использовать и штамп со всеми нужными реквизитами.
Оригинал справки о сумме заработка после оформления нужно возвратить работнику, а заверенную копию – подшить в его личное дело. Ведь подлинник может ему понадобиться при устройстве на работу по внешнему совместительству.
Если же работник принес не подлинник справки, а ее копию, то это должна быть нотариально заверенная копия (ч. 7, ст. 13 Федерального закона от 29 декабря 2006 года № 255-ФЗ). Такую копию можно сразу подшивать в личное дело работника.