Кадровый электронный документооборот с 1 января 2022 года описан и регламентирован в новых статьях ТК РФ: 22.1-22.3. Переход на кадровый ЭДО — дело добровольное. Организации, которые хотят вести кадровые документы на бумаге, могут оставить все как есть, и не тратится на создание новой или доработку имеющейся программы учета и кадрового документооборота.
Новые статьи по кадровому ЭДО внесены в Трудовой кодекс Федеральным законом от 22.11.21 № 377-ФЗ и вступили в силу сразу после опубликования закона в конце ноября 2021 года.
Трудовой кодекс не обязывает всех переводить кадровый учет в электронный формат. Это можно делать постепенно либо вообще на данном этапе отказаться от перехода на «цифру» отложить все «до лучших времен».
Понятие «кадровый документооборот»
В статье 22.1 ТК РФ дано определение электронного документооборота в трудовых отношениях.
Это: создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
Организациям, которые перейдут на кадровый ЭДО, не нужно дублировать электронные документы на бумаге.
Как организовать электронный кадровый документооборот
В статьях 22.2-22.3. Трудового кодекса РФ описаны системы, с помощью которых можно вести кадровые документы, правила перехода на ЭДО и требования в подписям сторон.
Системы для кадрового ЭДО
Организация может вести электронный документооборот с помощью:
- Единой цифровой платформы «Работа в России».
- Разработанной самостоятельно информационной системы.
Доступ к платформе «Работа в России» организован через портал Госуслуг с использованием единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА).
Порядок взаимодействия портала Госуслуг с сайтом «Работа в России» и информационной системой работодателя должно утвердить Правительство. На данный момент такого документа нет. Его можно ожидать во второй половине 2022 года.
Информационная система, собственной разработки, кроме обычных стандартных функций по созданию и редактированию документов должна иметь несколько обязательных функций:
- подписание электронного документа ЭЦП,
- хранение электронного документа,
- фиксация факта получения документа сторонами трудовых отношений.
Расходы на разработку и поддержание информационной системы ЭДО, хранение документов и т.п. несет работодатель, их нельзя перекладывать на работников. Это касается и покупки ЭП работником, у которого ее нет на момент приема на работу.
Требования к кадровым документам
При создании электронных документов нужно соблюдать все требования по их составу и формату, которые установлены законодательством.
В новой статье 22.1 ТК РФ четко говорится, что при создании электронных документов применяются единые требования к составу и форматам электронных документов. Но, этот абзац вступает в силу только с 1 марта 2023 года. До этой даты можно применять неунифицированные формы и ждать, пока новые бланки разработают Минтруд совместно с Минцифры и Росархивом.
Не все документы можно перевести в ЭДО
Большинство кадровых документов можно перевести в электронный формат и вести в информационной системе без дублирования их на бумаге. Большинство, но не все.
Перевести на ЭДО нельзя:
- акт о несчастном случае на производстве;
- приказ (распоряжение) об увольнении сотрудника;
- документы о прохождение инструктажа по охране труда, особенно те, на которых должна стоять личная подпись работник.
Трудовые книжки и ЭДО
Для трудовых книжек новые статьи ТК РФ допускают наличие и бумажной, и электронной версий.
Здесь дублирование сохраняется для тех кто, сохранил бумажную трудовую. Ведь по действующим сейчас правилам, если работник не отказался от бумажной трудовой книжки бухгалтерия или менеджер по кадрам (в компании, где он есть) продолжают вести бумажную трудовую и параллельно ведут электронную, подавая сведения в ПФР по форме СТД-Р.
Как нужно вести электронный документооборот и принимать на работу
Этой теме полностью посвящена статья 22.2 Трудового кодекса РФ.
Приказ о введении кадрового ЭДО
Электронный документооборот вводится в компании на основании приказа, в котором нужно указать:
- сведения об информационной системе, с помощью которой будет вестись ЭДО;
- порядок доступа к ИС;
- перечень электронных документов;
- перечень работников, в отношении которых ведется кадровый ЭДО;
- срок уведомления работников о переходе на электронный документооборот,
- дату введения электронного документооборота, которая не может быть ранее даты указанной на уведомлении.
Порядок осуществления электронного документооборота
Кроме приказа о переходе на кадровый ЭДО нужно создать еще один документ под названием «Порядок осуществления электронного документооборота». В этом документе нужно прописать:
- сроки подписания работником электронных документов и ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника;
- порядок проведения инструктажа по взаимодействии с работодателем через ЭДО;
- исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
- взаимодействие работодателя с представительным органом работников и комиссией по трудовым спорам (при необходимости).
Согласие работников на кадровый ЭДО
Перейти на кадровый ЭДО можно только с согласия работников, которые уже работают в компании.
Каждого работника нужно уведомить о переходе на электронный документооборот и получить от него письменное согласие. В уведомлении должно быть четко указано, что работник имеет право отказаться.
Если согласия работника нет, это будет считаться отказом работника от электронного взаимодействия. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.
Согласие о переходе на электронный ЭДО нужно получить только у работников, которые приняты в компанию до 31 декабря 2021 года.
У тех, кто будет принят на работу после 31 декабря 2021 года и у кого по состоянию на 31 декабря 2021 нет трудового стажа, получать согласие не нужно.
Если компания перейдет на кадровый ЭДО, каждого нового работника, принимаемого в компанию, нужно будет информировать о кадровом ЭДО.
Если у принимаемого на работу новичка, будет в наличии ранее полученная им усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), он может с ее помощью подписать все документы в нового работодателя. Переоформлять подпись не нужно.
Если у нового работника не окажется УКЭП, организация должна будет за свой счет оплатить ее получение.
Согласно статьи 312.2 ТК РФ на электронный кадровый документооборот разрешено переводить и дистанционных работников.
Подписание кадровых документов
Для прочих электронных документов, связанных с работой, установлено следующее правило.
Обе стороны трудовых отношений вправе подписывать кадровые документы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), либо усиленной неквалифицированной ЭП (УЭП).
Для простого обмена документами в ИС можно использовать простую ЭП, но эту возможность лучше закрепить в трудовом договоре.