Приказы – это, пожалуй, один из самых известных и самых распространенных документов в кадровом делопроизводстве. При этом до сих пор у многих специалистов работа с ними вызывает вопросы, а при проведении аудитов в приказах обнаруживаются ошибки. Чтобы сократить их количество, давайте рассмотрим виды приказов, тонкости их оформления и учета.
Для начала разберемся, что по сути своей приказ собой представляет – так сказать, договоримся о терминах. Приказ – это распорядительный документ. Его даже можно называть «распоряжение», то есть это документ, который сообщает всей компании в целом и отдельным ее работникам некоторую волю генерального директора.
Если же мы говорим о приказах, связанных с кадрами, то тут есть один важный нюанс. В трудовых отношениях у нас зачастую работодатель не имеет права просто так выразить свою волю в приказном порядке, ему нужно до этого заручиться согласием работника либо подтвердить наличие неких условий.
Поэтому для большей части кадровых приказов обязательно нужно основание – документ, который обосновывает сам факт издания приказа. Без такого основания приказ не будет иметь юридической силы, и об этом важно помнить.
Виды приказов
Существуют различные классификации приказов. Самая распространенная – делить такие документы на две группы:
- приказы по личному составу, к которым относятся приказы о приеме, переводе, увольнении сотрудников и т. д.;
- приказы по основной деятельности. К ним относятся приказы о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, о совмещении и т. д.
Кто-то делит приказы на те, для которых есть установленная законом унифицированная форма, и те, которые составляются в свободном порядке. Последние, как правило, вызывают наибольшие сложности, потому что в них нужно учесть все нюансы и не забыть указать кого-то из исполнителей.
Также можно разделить приказы на подлежащие и не подлежащие архивному хранению. Тут все основано на сроке хранения документов. Если он установлен на 10 лет и более, то документ должен быть направлен в архив. Так, приказы о приеме, переводе, увольнении должны храниться 50 или 75 лет. А вот приказы на отпуск, если у работника нет вредных или опасных условий труда, хранятся пять лет. Соответственно, последние архивному хранению не подлежат.
Посмотреть сроки хранения по всем приказам можно в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Приказ, которого нет
Основным документом в кадровом делопроизводстве считается приказ о приеме на работу по форме Т-1. Ведь с него начинаются трудовые отношения между компанией и работником. И для многих становится неожиданностью, что этот приказ… необязателен.
В статье 68 Трудового кодекса сказано, что работодатель вправе издать такой приказ, но вовсе не обязан этого делать. Почему так?
До вступления в силу ТК РФ применялся Кодекс законов о труде (КЗоТ), который содержал отсылки к правилам установленным в СССР. Тогда трудовых договоров не существовало, но была необходимость получить от работника явно выраженное желание работать именно в этой организации и именно на этой должности. А от работодателя нужно было согласие принять работника и документально запустить процесс оформления сотрудника. Для этого и существовали два документа: заявление о приеме на работу и приказ. Именно заявление в данном случае становилось основанием для приказа.
С появлением трудового договора необходимость в обоих документах отпала. Но если заявление фактически не является обязательным вот уже 22 года, то приказ до последнего времени был необходимостью. Но основанием для его издания стал трудовой договор.
Теперь же и приказ можно не издавать, договора достаточно с юридической точки зрения. Но если вам нужен приказ о приеме на работу в кадровых процедурах именно в вашей компании, вы можете продолжать его использовать. Главное, проверьте, чтобы все данные в нем совпадали с трудовым договором.
Основные проблемы с этим приказом в том, что в нем зачастую информация не совпадает с договором. Например, в последнем нет указания на конкретное подразделение, куда принимают работника, пишут зачастую так: «принята на должность бухгалтера». А в приказе нежданно появляется «бухгалтерия». Этого быть не должно. В приказ нужно с предельной точностью нужно перенести все сведения ровно так, как они указаны в договоре с сотрудником.
Приказы по личному составу
Такие же правила действуют и применительно к остальным приказам по личному составу: перевод, увольнение. В бланки также переносятся все данные из документа-основания. Для перевода это дополнительное соглашение к трудовому договору. Тут также очень важно точно отразить в приказе все данные, как и при приеме на работу. Есть нюанс! Зачастую приказ о переводе издается по любому дополнительному соглашению к трудовому договору. Это неверно.
Перевод – это изменение функции и/или подразделения. Смена должности. Если же меняются какие-то отдельные условия трудового договора, даже зарплата, то это не перевод. В таких случаях издается не приказ о переводе по форме Т-5, а приказ по основной деятельности в свободной форме.
С приказом на увольнение по форме Т-8 тоже есть свои нюансы. Во-первых, тут довольно большой перечень документов, которые могут стать основаниями:
- привычное заявление работника об увольнении «по собственному желанию». В ТК РФ оно называется «по инициативе работника» (ст. 80 ТК РФ);
- cоглашение о расторжении трудового договора, если сотрудник и работодатель его заключили по статье 78 ТК РФ;
- cам трудовой договор, если основание увольнения – это окончание срочного договора (ст. 79 ТК РФ).
- и целый пакет документов, если увольнение «виновное», то, про которое мы говорим «уволить по статье».
Если перечислять все документы-основания для приказа об увольнении, список будет длинный. Статьи 81 и 83 ТК РФ в каждом пункте предусматривают отдельный документ, там их и можно найти. А вот о чем надо помнить – мы всегда увольняем по статье и никак иначе. Поэтому в приказе на увольнение должно быть точное указание на пункт и статью ТК РФ либо другого федерального закона, по которому компания увольняет работника, в том числе это касается и увольнения по инициативе сотрудника.
И еще один важный момент, на который стоит обратить внимание. Приказ на увольнение всегда издается в бумажной форме. Даже если вся ваша компания перешла на кадровый электронный документооборот. Требование о бумажном приказе на увольнение предусмотрено статьей 22.1 ТК РФ.
Приказы по основной деятельности
Как мы писали выше, главная сложность с приказами по основной деятельности в том, что их надо «сочинять» самостоятельно. При этом для ряда таких приказов также будет обязательным документ-основание. Например, это приказы о привлечении к сверхурочной работе или работе в выходной день.
Закон позволяет привлекать сотрудника к таким работам только с его согласия, поэтому приказ не может появиться, если это согласие не было получено. Как правило, сотруднику направляют уведомление о необходимости задержаться в офисе или на производстве после основных рабочих часов. На этом же уведомлении работник проставляет согласие либо несогласие с привлечением.
Именно уведомление с согласием сотрудника и будет основанием для издания приказа о привлечении к сверхурочной работе или работе в выходной день. Иногда этап получения согласия опускают, сразу предлагая работнику подписать приказ. Это ошибочная логика.
Дело в том, что работник подписывает ознакомление с приказом. Он никак на этом этапе не может согласиться или не согласиться с ним. Именно потому, что приказ – документ вторичный, все согласования должны быть раньше. Сам приказ только фиксирует достигнутые договоренности и запускает процессы, которые следуют далее. Поэтому опустить процесс согласования с работником его привлечения к работе за рамками обычного рабочего времени нельзя.
А вот, например, если сотрудников необходимо направить на обязательное обучение, то согласие от них не требуется. Такое обучение предусмотрено рядом нормативных актов, проводится в рабочее время, а потому отказаться работник все равно не может.
Основанием для такого приказа будут как раз статьи того нормативного акта, по которому установлена необходимость провести обучение сотрудников. В тексте приказа необходимо будет предусмотреть и оплату работникам этих дней, а также компенсацию проезда. И закрепить официально факт их отсутствия на рабочем месте в дни учебы.
Елена Федорова, эксперт по трудовому праву консалтинговой компании «Бридж Групп»
для журнала «Практическая бухгалтера»