Грамотное кадровое делопроизводство – это для любой компании основа успешного прохождения проверок трудовой и налоговой инспекции, внебюджетных фондов и отсутствия таких негативных их последствий, как приостановка деятельности, дисквалификация, судебные тяжбы, штрафы.
Все внутренние документы, с которыми приходится работать кадровой службе, можно классифицировать как:
- организационные;
- распорядительные;
- справочно-информационные;
- документы по личному составу;
- журналы (книги) учета и контроля.
С 1 июля 2018 года вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016. Его рекомендовано применять для оформления организационно-распорядительных документов компании.
Обновлен список реквизитов, которые нужно указывать в документе. Отдельным реквизитом стало название филиала, представительства или иного подразделения, которое создало документ. Его указывают под наименованием организации.
Появился гриф ограничения доступа к документу. Например, при необходимости на документе нужно проставлять ограничительную надпись – «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна».
Удален реквизит «идентификатор электронной копии документа». Но введен новый – отметка об электронной подписи. В ней указывают:
- текст «Документ подписан электронной подписью»;
- номер сертификата ключа электронной подписи;
- Ф.И.О. владельца сертификата;
- срок действия сертификата ключа электронной подписи.
Новый ГОСТ уточняет требования к оформлению документов. В нем разъяснено:
- локальные нормативные акты могут иметь титульный лист;
- как нумеровать страницы. Можно начинать с титульного листа, а можно его не включать;
- какой использовать шрифт;
- какие делать отступы и междустрочные интервалы. Самые оптимальные — полуторный и двойной;
- многостраничные документы можно печатать на обеих сторонах листа;
- печать не должна попадать на подпись.
Многих волнует вопрос заверения копий документов – порядок поменялся, но только в отношении документов, копии которых предназначены внешним пользователям, а также увольняющимся сотрудникам. Если копию нужно передать в другую организацию, то нужно указать слово «Верно», сведения о заверителе (его должность, подпись и ее расшифровку), а строчкой ниже – дату заверения. Дополнительно указывают надпись о месте хранения подлинника и ставят печать компании.
Для внутреннего пользования документ заверяют как прежде: указывают слово «Верно», сведения о заверителе (его должность, подпись и расшифровку подписи) и дату заверения.
В своей работе кадровик должен соблюдать основные требования законодательства Российской Федерации и опираться на Трудовой, Налоговый, Гражданский кодексы, Кодекс РФ об административных правонарушениях, а также многочисленные законы, в частности:
- Закон РФ от 19 февраля 1993 г. № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях»;
- Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»;
- Федеральный закон от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей»;
- Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
- Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»;
- Федеральный закон от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»;
- Федеральный закон от 16 июля 1999 г. № 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования»;
- Федеральный закон от 19 июня 2000 г. № 82-ФЗ «О минимальном размере оплаты труда»;
- Федеральный закон от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»;
- Федеральный закон от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации»;
- Федеральный закон от 22 декабря 2005 г. № 179-ФЗ «О страховых тарифах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на 2006 год»;
- Федеральный закон от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»;
- Федеральный закон от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»;
- Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Важную роль в регулировании трудовых отношений играют постановления Правительства Российской Федерации от 24 декабря 2007 года № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», от 13 октября 2008 года № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» и другие нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права.
Читайте также «Что изменилось в оформлении кадровых документов»