При переходе на электронное делопроизводство (ЭДО) электронные подписи могут потребоваться не только руководителю компании и главным бухгалтеру, но и сотрудникам, которые подписывают налоговые или кадровые документы. Выплату расходов по ЭП осуществляет работодатель. Оплата электронной подписи не признается доходом работника и не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Существует несколько видов электронных подписей для сотрудников: простые электронные подписи, усиленные неквалифицированные подписи и усиленная квалифицированная подпись.
Работники должны получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) для участия в подписании первички и кадровых документов. Получение электронной подписи и ее использование – обязанность работодателя (ст. 22.2 ТК РФ).
НДФЛ
Налогообложение НДФЛ распространяется не только на выплаты денежной формы, но и на натуральные доходы, полученные работником от компании (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Такие доходы необходимо учитывать при расчете налоговой базы по НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ). Однако, данная норма не применяется к приобретению УКЭП для работника, поскольку последний не является инициатором такой покупки и не получает от этого никакой выгоды. Компания приобретает УКЭП из производственных нужд, поэтому ее оплата не признается доходом работника и не облагается НДФЛ.
Страховые взносы
На страховые взносы распространяются все выплаты и иные вознаграждения работникам, полученные в ходе трудовой деятельности (п. 1 ст. 420 НК РФ).
Так как получение УКЭП рабочим требуется по рабочим причинам, покупку выполняют не по договору о работе, поэтому стоимость УКЭП не подлежит страхованию.
Учет затрат при расчете налога на прибыль
Расходы на УКЭП для работников прямо зависят от производственной потребности. Потому справедливо считать, что такие расходы направлены на получение дохода и их можно учитывать в налоговой базе по прибыли как прочие расходы согласно пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ.