Регистрация движения трудовых книжек и учет бланков осуществляется на бумажном носителе. Минтруд России письмом от 5 октября 2023 г. № 14-6/ООГ-6245 объяснил причины, по которым ведение книги учета движения трудовых книжек в электронном виде запрещено.
Журнал учета трудовых книжек.
В книге или журнале учета движения кадровых книжек отражаются принятые кадровым отделом организации трудовые книжки сотрудников при поступлении на работу, а также выданные им трудовые книжки. В книге по учету необходимо указывать серию и номер каждой трудовой книжки сотрудника.
Трудовую книгу нужно пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя организации или ИП, а также печатью организации при наличии последней.
Кто отвечает за ведение книг учета трудовых книжек?
Каждый работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек сотрудникам. Такое положение установлено приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
Работодатели для выполнения этой обязанности обязаны вести…
- Ведение учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
- учет трудовых книжек и вкладышей в них.
Содержание книги учета движения трудовых книжек.
Работодатель может создавать свою книгу учета движения трудовых книжек.
В книге учета трудовых книжек следует регистрировать.
- Трудовые книжки, полученные от работников во время приема на работу.
- Выдаются работникам новые трудовые книжки с вкладками, где указывается их серия и номер.
В книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладышей фиксируют сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки. Обязательно отражают серии и номера каждого бланка.
Разрешено вести учёт трудовых книжек в электронной форме?
Минтруд указал, что ведение книги учета движения трудовых книжек и книги по учету бланков трудовых книжек возможно лишь на бумаге. письме от 05.10.2023 №14-6/ООГ-6245.
Работодатель может вводить электронный документооборот (ЭДО), устанавливая перечень электронных документов, подлежащих ЭДО, в локальном акте.
Нормы об электронном документообороте действуют для документов, требующих оформления на бумаге трудовым законодательством и/или письменного ознакомления работников или претендентов на рабочие места под роспись.
Документы по учету перемещения трудовых книжек и вкладок в них, а также книги по учету бланков трудовых книжек и вставок в них не относятся к таким сведениям. Вести их в электронном виде запрещено.
Рассматривается необходимость ведения учета трудовых книжек при выборе сотрудниками электронной трудовой книжки.
Работник, принявший ЭТК, получает бумажную трудовую книжку. Фирма не несет ответственности за её ведение и хранение.
Если все сотрудники компании перешли на электронный трудовой книжный файл (ЭТК), а работодатель выдаёт бумажные трудовые книжки, то вести запись в книге движения трудовых книжек не нужно.
Трудовую книгу учета движения трудовых книжек следует отправить на архивное хранение.
Хранение книги учета и вкладышей в нее осуществляется в течение 50/75 лет согласно пункту 463 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.