После долгих дискуссий и споров о том, когда начнут применяться электронные трудовые книжки, власти пришли к решению пойти по максимально быстрому пути, поэтому уже с начала будущего года работодатели начнут применение таких трудовых книжек. О том, как будет осуществлен переход, какие документы и отчеты заполнять, недавно рассказал сам Пенсионный фонд. Поведаем о самом главном.
Пенсионный фонд видит в электронной трудовой книжке множество преимуществ. Основной: возможность быстро получить доступ к информации о прежнем опыте работы сотрудника. Это будет удобно как и самим работникам, так и работодателям, которым не нужно ожидать от забывчивых новых сотрудников обязательные документы.
Еще одной сильной стороной электронной книжки Фонд считает сокращение возможных ошибок и недостоверных сведений в документе. Для компаний, в которых трудится большое количество специалистов, появление электронной версии книжки будет несомненным преимуществом в части экономии средств, как минимум на хранение документов. Сотрудники также должны остаться довольны нововведением, ведь им больше не придется хранить еще один документ. Законодатели в этом году лишили работников необходимости получения сразу двух обязательных документов: трудовой книжки и СНИЛСа . Что для рассеянных людей может быть настоящим спасением. Власти обещают после появления электронных книжек возможность дистанционно оформить пенсию по данным лицевого счета, необходимость дополнительного документального подтверждения при этом пропадет.
Само же государство получит оцифрованные данные о занятости населения.
Формат документа
Прежде всего стоит оговориться, что электронная трудовая книжка по сведениям, содержащимся в ней, мало чем отличается от классического документа на бумаге. Работодатели будут указывать в книжке все те же самые данные, которые заносятся в книжку сегодня: место работы, период занятости сотрудника на предприятии, его должность, классификацию (в том числе разряд, класс, категория, уровень квалификации), даты приема, увольнения, а также сведения о переводе на другую работу. Обязательным останется и реквизит с основанием для увольнения. В части заполнения работодателя не должно ничего удивить. И это еще один плюс перехода на цифровой документ.
Порядок миграции
Расскажем, как будет происходить переход на новый формат документа. Итак, начиная с 2020 года компании должны будут вести трудовые книжки в электронном виде . Переходить или нет к цифровизации своей трудовой биографии, сотрудники будут решать сами. В течение следующего года работники должны предоставить заявление, написать его можно в произвольной форме, в документе сотрудник должен попросить сохранить для него бумажную версию книжки. Ведение книжки по старинке не отменяет обязанности работодателя заполнять данные в цифровом виде. Если сотрудник не напишет заявление, в конце 2020 года вы отдадите ему бумажный документ на руки, а все сведения будете вести только в цифровом виде. Права выбора формата документа лишись молодые специалисты. Запись информации о работниках, чья трудовая деятельность начнется с 2021 года, будет вестись только в электронном виде.
Новая обязанность компаний
Появление цифрового аналога трудовой книжки накладывает на работодателей новые обязанности. В частности, Пенсионный фонд напоминает, что начиная с 1 января 2020 года все предприятия будут обязаны ежемесячно предоставлять в Фонд сведения о трудовой деятельности сотрудников. Именно на базе этих данных сотрудники ПФР и будут формировать трудовые книжки.
Передавать данные нужно будет привычным способом «в рамках существующего формата взаимодействия компаний с территориальными органами Пенсионного фонда», — отмечается на сайте Фонда. Передать сведения необходимо не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Еще одна обязанность возложена на предприятия, правда, провести такую процедуру нужно будет всего один раз. Речь о письменном информировании работников об изменениях в трудовом законодательстве. В документе не забудьте указать, что у сотрудников сохраняется возможность использовать книжку в бумажном формате.
Наверняка у многих сотрудников возникнет вопрос: в случае если они откажутся от бумажной книжки, где можно узнать о местах работы, стаже и прочей информации. Расскажите им, что данные будут доступны сразу в нескольких закрытых от посторонних глаз источниках: у работодателя, в ПФР, в многофункциональных центрах, а также в личном кабинете на сайте Фонда или Единого портала государственных услуг.
Другой вопрос, который скорее всего появится у сотрудников: какой документ они получат в случае увольнения , а также какой документ им нужно предъявить новому работодателю? Порядок определен следующий: после увольнения кадровый работник предприятия или бухгалтер должен будет выдать специалисту сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (конечно, в случае, если технически это будет возможно). При трудоустройстве же новому работодателю сотрудник передаст либо информацию в распечатанном виде, либо в цифровом, но подписанную электронной подписью.
Сроки информирования
В заключение отдельно оговорим о сроках предоставления информации в Фонд, касающейся приема на работу новых сотрудников или расторжения рабочего контракта.
Обратите внимание
Работодатель должен не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу и увольнения, передать соответствующие данные в Пенсионный фонд. Данное правило начнет действовать с 1 января 2021 года.