График отпусков – документ, в котором установлена очередность ухода работников в отпуск. В соответствии с требованиями ст. 123 ТК РФ такой график обязателен как для работников, так и для работодателя. Но что делать, если есть необходимость внести в него изменения? Можно ли это делать, и если да, то как правильно?
Основные правила составления графика отпусков
Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков составляется заблаговременно — не позднее чем за 2 недели до начала предстоящего календарного года. Вопреки расхожему мнению, работодатель в большинстве случаев не обязан спрашивать работников, когда бы они хотели пойти в отпуск. Законом предусмотрена только обязательность учета мнения профсоюзной организации. Подтверждением тому является и судебная практика. Например, к такому выводу пришел Первый кассационный суд общей юрисдикции в решении от 23.01.2024 №88-2601/2024.
Но надо учесть, что есть категории работников, которым отпуск нужно предоставлять в удобное для них время (родители, опекуны или попечители несовершеннолетнего ребенка-инвалида; беременные перед или после отпуска по беременности и родам; работники, имеющие больше двоих детей до 18 лет, пока младшему из них не исполнилось 14; несовершеннолетние до 18 лет; совместители, планирующие отпуск одновременно с отпуском на основной работе и некоторые другие категории работников).
Чтобы в последующем не возникало конфликтных ситуаций, нужно обязательно ознакомить работников с графиком отпусков под подпись.
В каких случаях может потребоваться внести изменения в график
Несмотря на то, что в соответствии со ст. 123 ТК РФ график отпусков обязателен как для работников, так и для работодателя, полностью его соблюсти не всегда возможно. Нередко случаются форс-мажоры, требующие внесения изменений в ранее утвержденный документ. Так, корректировка графика отпусков может потребоваться в следующих случаях:
- перенос отпуска в связи с болезнью работника;
- перенос отпуска на другое время по просьбе работника;
- отзыв работника из отпуска;
- прием новых сотрудников;
- отсутствие уведомления работника о дате начала отпуска или просрочка начисления отпускных.
Как изменить график отпусков
Возможность переноса отпуска и, соответственно, внесения изменений в график зависит от причин, которыми обусловлен такой перенос. Если работника вовремя не рассчитали перед отпуском (в нарушение ст. 136 ТК РФ позже чем за три дня до начала времени отдыха), то это вина работодателя, и перенести отпуск он обязан (если, конечно, работник этого требует). Если же работник просит перенести отпуск по личным причинам, то такой перенос не обязателен, работодатель вправе в нем отказать.
Конкретных документов и их форм, на основании которых возможен перенос отпуска и корректировка графика, законом не установлено. Однако очевидно, что для внесения изменений в график нужны:
- обосновывающие документы;
- приказ о переносе.
Какие могут быть обосновывающие документы?
- Если причина переноса – желание работника, нужно получить от него заявление в письменном виде;
- Если причина переноса – болезнь работника, необходимо иметь листок нетрудоспособности или другие документы, подтверждающие, что работник в отпуске или до него заболел;
- Если причина в отзыве из отпуска, нужно получить у работника его письменное согласие на отзыв;
- Если отпуск переносится по вине работодателя (в связи с несвоевременной выплатой отпускных или в связи с тем, что работнику не передали вовремя уведомление), нужно заявление от работника о том, что он хочет перенести время своего ежегодного отдыха на другие даты;
- Если оформляется отпуск для нового сотрудника – никаких обосновывающих документов не нужно, достаточно добавить к графику дополнительный лист, куда и внести всю необходимую информацию.
Во всех случаях работодатель обязан издать приказ о переносе отпуска, на основании которого и вносятся корректировки.
Корректировка графика
После издания приказа можно приступать к непосредственной корректировке графика.
График отпусков может быть составлен как на основе унифицированной формы №Т-7, так и по форме, утвержденной руководством организации.
Если используется форма Т-7, изменения вносятся следующим образом: в графе 8 указывают реквизиты приказа о переносе отпуска, в графе 9 — новые даты отпуска, а в графе 10 — основания переноса.
В статье использованы фото с сайта freepik.com